Poszczególne rodzaje plików JPK służą do przekazywania administracji skarbowej różnych zestawów danych. JPK_V7 obejmuje ewidencję VAT i część deklaracyjną, JPK_FA zawiera szczegółowe informacje o fakturach sprzedaży, natomiast JPK_MAG dotyczy obrotu magazynowego. Pierwszy z tych plików przesyła się cyklicznie, a dwa pozostałe przygotowuje się zasadniczo na żądanie organu podatkowego.
Spis treści:
- Co to JPK_V7 i jakie dane obejmuje?
- Co to JPK_FA i kiedy trzeba go przygotować?
- JPK_MAG – jakie dane magazynowe zawiera?
- JPK_V7 a JPK_FA – czym różnią się te struktury?
- JPK_FA a JPK_MAG – faktury a ruch towarów
- Rodzaje plików JPK – jak przygotować dane do ich wygenerowania?
- JPK_FA i JPK_MAG – co zrobić po otrzymaniu wezwania?
- Rodzaje plików JPK – podsumowanie
Co to JPK_V7 i jakie dane obejmuje?
Odpowiedź na pytanie, co to JPK_V7, wymaga rozróżnienia dwóch części tego pliku. Część ewidencyjna zawiera informacje o transakcjach zakupu i sprzedaży, natomiast część deklaracyjna obejmuje dane potrzebne do rozliczenia podatku VAT. JPK_V7 zastąpił wcześniejszy plik JPK_VAT oraz deklaracje VAT-7 i VAT-7K, łącząc zawarte w nich informacje w jednej strukturze elektronicznej.
W pliku wykazuje się między innymi podstawy opodatkowania, kwoty podatku należnego i naliczonego, dane kontrahentów oraz informacje o okresie i celu złożenia dokumentu. Wybrane towary, usługi, dokumenty i procedury wymagają zastosowania właściwych oznaczeń przewidzianych dla ewidencji VAT.
JPK_V7 składają co do zasady czynni podatnicy VAT rozliczający podatek za pomocą VAT-7 lub VAT-7K. Plik za dany miesiąc przekazuje się elektronicznie w ustawowym terminie. Przy rozliczeniu kwartalnym za pierwszy i drugi miesiąc kwartału przesyła się część ewidencyjną, a za trzeci – część ewidencyjną za ten miesiąc wraz z częścią deklaracyjną za cały kwartał. Szczegółowe informacje dotyczące struktury JPK V7 pomagają ustalić, jakie dane powinny znaleźć się w dokumencie.
Co to JPK_FA i kiedy trzeba go przygotować?
Jeśli zastanawiasz się, co to JPK_FA, najprościej określić go jako elektroniczną strukturę zawierającą szczegółowe dane z faktur sprzedaży. Obejmuje informacje wynikające z dokumentów, takie jak ich numery i daty, dane stron transakcji, pozycje towarowe lub usługowe oraz wartości netto, VAT i brutto.
JPK_FA nie jest standardowo przesyłany co miesiąc razem z JPK_V7. Plik przygotowuje się na żądanie uprawnionego organu, na przykład w związku z czynnościami sprawdzającymi, kontrolą podatkową albo postępowaniem podatkowym. Obowiązuje termin wskazany w otrzymanym wezwaniu, dlatego dane źródłowe powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich sprawne wyeksportowanie.
Struktura JPK_FA nie zastępuje kopii faktur ani ewidencji VAT. Jest uporządkowanym zestawem danych z dokumentów sprzedaży prowadzonych przy użyciu programu komputerowego. Przed wygenerowaniem pliku warto zweryfikować kompletność numeracji, dat, danych kontrahentów, pozycji dokumentów oraz kwot podatku.
JPK_MAG – jakie dane magazynowe zawiera?
JPK_MAG przedstawia operacje przeprowadzone w magazynie. Struktura może obejmować dane z dokumentów przyjęcia zewnętrznego PZ, wydania zewnętrznego WZ, rozchodu wewnętrznego RW oraz przesunięcia międzymagazynowego MM. Pozwala więc odtworzyć ruch towarów na podstawie zapisów prowadzonych w systemie magazynowym.
Plik ten przygotowuje się na żądanie organu podatkowego, jeżeli przedsiębiorstwo prowadzi odpowiednie księgi lub ewidencje magazynowe w postaci elektronicznej. Nie przesyła się go automatycznie za każdy miesiąc. Zakres danych i termin przekazania wynikają z wezwania, a plik powinien odpowiadać okresowi objętemu kontrolą.
Znaczenie spójnej ewidencji widać na przykładzie dokumentu WZ, który potwierdza rozchód towaru na zewnątrz i zmniejsza jego stan magazynowy. Dokument MM rejestruje natomiast przemieszczenie towaru pomiędzy magazynami należącymi do tego samego przedsiębiorstwa, bez powstania sprzedaży. Przy działalności wymagającej obsługi takich operacji przydatny jest program do fakturowania z magazynem, który łączy dokumenty sprzedażowe i magazynowe w jednym środowisku.
JPK_V7 a JPK_FA – czym różnią się te struktury?
Porównanie JPK_V7 a JPK_FA pokazuje, że oba pliki korzystają częściowo z danych dotyczących sprzedaży, ale mają inny zakres i tryb przekazywania. JPK_V7 służy bieżącemu rozliczaniu VAT, dlatego jest wysyłany cyklicznie. JPK_FA prezentuje szczegółowe dane z faktur i jest przekazywany dopiero po otrzymaniu żądania.
JPK_V7 obejmuje zarówno sprzedaż, jak i zakupy ujęte w ewidencji VAT. JPK_FA koncentruje się na fakturach sprzedaży i ich pozycjach. Złożenie JPK_V7 nie oznacza więc, że w razie kontroli nie będzie potrzebne przygotowanie JPK_FA – są to odrębne struktury realizujące różne cele.
JPK_FA a JPK_MAG – faktury a ruch towarów
Porównanie JPK_FA a JPK_MAG dotyczy dwóch różnych obszarów dokumentacji przedsiębiorstwa. Pierwszy plik przedstawia dane z faktur sprzedaży, a drugi operacje magazynowe. Faktura może być związana z wydaniem towaru, lecz nie sprawia to, że zawartość obu struktur jest identyczna.
Najważniejsze różnice można uporządkować następująco:
| Struktura | Zakres informacji | Tryb przekazania | Główne źródło danych |
|---|---|---|---|
| JPK_V7 | ewidencja zakupu i sprzedaży VAT oraz część deklaracyjna | cyklicznie | ewidencja VAT |
| JPK_FA | szczegółowe dane z faktur sprzedaży | na żądanie organu | rejestr faktur |
| JPK_MAG | przyjęcia, wydania, rozchody i przesunięcia towarów | na żądanie organu | ewidencja magazynowa |
Jeżeli przedsiębiorstwo wystawia faktury i jednocześnie prowadzi elektroniczną gospodarkę magazynową, może zostać zobowiązane do przygotowania zarówno JPK_FA, jak i JPK_MAG. Dane w obu plikach powinny być zgodne z dokumentacją źródłową, mimo że każda struktura opisuje inny etap operacji.
Rodzaje plików JPK – jak przygotować dane do ich wygenerowania?
Rodzaje plików JPK różnią się zakresem, dlatego przed wygenerowaniem odpowiedniej struktury trzeba najpierw ustalić, jakie dane mają być źródłem pliku. Poprawne generowanie JPK zaczyna się od uporządkowania informacji w programie. Przed utworzeniem pliku należy sprawdzić okres raportowania, dane identyfikacyjne przedsiębiorstwa, kompletność dokumentów oraz zgodność kwot z odpowiednią ewidencją. W przypadku JPK_MAG istotna jest również ciągłość zapisów dotyczących przyjęć, wydań i przesunięć.
Dobór narzędzia powinien uwzględniać zakres prowadzonej działalności. Wariant Standard programu Faktura Small Business obsługuje JPK_V7 i JPK_FA, natomiast wariant Pro rozszerza funkcje między innymi o pełną obsługę magazynu i JPK_MAG. Dostępne programy dla małych firm różnią się zakresem, dlatego przed wyborem rozwiązania warto ustalić, czy potrzebne jest tylko fakturowanie, czy również ewidencja zakupów i magazynu.
Jeżeli dokumenty sprzedaży powstają na różnych stanowiskach, potrzebna jest wersja umożliwiająca pracę wielostanowiskową. Przy wystawianiu faktur online szczególnie ważne jest zachowanie jednego, spójnego zbioru danych źródłowych, z którego powstają wymagane rodzaje plików JPK.
JPK_FA i JPK_MAG – co zrobić po otrzymaniu wezwania?
Po otrzymaniu wezwania dotyczącego JPK_FA lub JPK_MAG najpierw trzeba sprawdzić, której dokładnie struktury dotyczy żądanie, jaki okres obejmuje oraz w jakim terminie plik ma zostać przekazany. Następnie należy zweryfikować odpowiednie dokumenty źródłowe, wygenerować plik z właściwego zakresu danych i skontrolować jego kompletność przed elektronicznym dostarczeniem organowi. Warto również zachować kopię przekazanego pliku wraz z dokumentacją, na podstawie której został przygotowany.
Rodzaje plików JPK – podsumowanie
Poszczególne rodzaje plików JPK różnią się zakresem danych oraz sposobem przekazywania ich administracji skarbowej. JPK_V7 służy bieżącemu rozliczaniu VAT, JPK_FA zawiera szczegółowe informacje z faktur sprzedaży, a JPK_MAG przedstawia operacje magazynowe. Dlatego przed wygenerowaniem pliku trzeba sprawdzić, jakiej struktury dotyczy obowiązek, jaki okres ma obejmować oraz czy dane źródłowe są kompletne i zgodne z ewidencją. Dobrze uporządkowana dokumentacja i właściwie dobrany program ułatwiają przygotowanie wymaganych struktur JPK oraz ograniczają ryzyko błędów podczas ich przekazywania.