Faktura VAT

Faktura VAT co to jest?

Faktura VAT jest dokumentem księgowym wystawianym przez osoby, które zaliczane są do czynnych podatników podatku od towarów i usług. Uznawana jest za najpopularniejszy dokument służacy do księgowania sprzedaży.

Kiedy i jak wystawić fakturę VAT?

Fakturę VAT wystawia się w dwóch egzemplarzach (dla sprzedawcy i nabywcy towaru, produktu czy usługi). Wystawienie faktury VAT poprzedza często wystawienie faktury proforma. Czy jednak zawsze trzeba wystawić tego rodzaju dokument? Faktura VAT za usługę nie jest obligatoryjnya do wystawienia, jeżeli nasz kontrahent jest osobą fizyczną i jednocześnie nie prowadzi żadnej działalności gospodarczej. Wystawienie faktury VAT w tym przypadku jest dozwolone na żądanie nabywcy. W przeciwnym przypadku, czyli gdy mamy do czynienia z firmą, sprzedawca jest zobligowany do wystawiania faktury VAT.

Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT wystawiana w roku 2022?

Minister Finansów w przygotowanym rozporządzeniu uściśla zakres danych, które powinna mieć każda faktura. O czym należy pamiętać chcąc wystawić stosowny dokument? Co musi zawierać faktura VAT? Obowiązkowe elementy faktury to:

numer faktury VAT,
data jej wystawienia,
data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi (jeżeli data te różni się od daty wystawienia faktury),
cena jednostkowa podana netto dla pojedynczego towaru lub usługi oraz łączna wartość netto,
zakres wykonywanych usług bądź ilość sprzedanych towarów,
imiona i nazwiska nabywcy i sprzedawcy albo ich nazwy, również numery NIP i adresy,
kwota udzielonego rabatu,
stawka podatku,
suma należności w całości,
łączna wartość sprzedaży netto podzielona na sprzedaż, która została objęta danymi stawkami podatku oraz tą zwolnioną,
kwoty podatku od łącznej sprzedaży netto z uwzględnieniem podziału na poszczególne stawki podatku.

Powyższe dane są obowiązkowe istnieją jednak alternatywne elementy faktury, które często można spotkać na dokumentach takie jak np. sposób i termin płatności czy uwagi do dokumentu.

Od 01.10.2020 roku obowiązują nowe oznaczenia, czyli kody GTU i procedury do JPK. Nie są to elementy obowiązkowe do zamieszczenia na fakturze VAT, dlatego nie muszą być widoczne na wydruku faktury VAT. Nowe kody i oznaczenia stanowią istotny element nowej struktury pliku JPK_V7 i tam się je uwzględnia.

Więcj informacji o:

nowym pliku JPK V7: https://www.mega-tech.com.pl/jpk-v7/
kodach GTU: https://www.mega-tech.com.pl/kody-gtu/
dodatkowych oznaczeniach procedur dla JPK: https://www.mega-tech.com.pl/procedury-jpk/

Czy faktury muszą być podpisane?

Faktura bez podpisu wystawcy to powszechnie spotykany dokument. Przedsiębiorcy jednak często zastanawiają się czy faktura musi być podpisana? Pytanie to jest szczególnie ważne gdy mowa o fakturach wystawianych elektronicznie. Chociaż ustawa o VAT wyszczególnia obowiązkowe elementy, które powinna zawierać każda wystawiona faktura VAT (podpis wśród nich nie występuje), to warto pamiętać iż katalog informacji zamieszanych na fakturze jest otwarty. Dlatego też jeżeli przedsiębiorca chce dodać podpis na fakturze czy też pieczątkę, to jak najbardziej ma taką możliwość. Nie jest to jednak jego obowiązek. To dodatkowe informacje, które z pewnością wyróżnią dokument jakim jest faktura VAT, jednak ich brak nie oznacza błędu.

Faktura VAT – szybkie wystawianie faktur z programem

Programy do fakturowania, które mamy w ofercie pozwalają na szybkie wystawianie faktur VAT w sposób tradycyjny, w tym dokumentu księgowego jakim jest faktura VAT. Jakie inne możliwości oferują programy w odniesieniu do faktury VAT na rok 2022?:

automatycznie generowany jest rejestr i kolejny nr dokumentu,
dane można dowolnie modyfikować,
odbiorcę dodamy znając jedynie NIP firmy – dane automatycznie zostaną pobrane z GUS,
mamy do wyboru różne filtry dotyczące płatności. Jednym z nich jest np. możliwość zmiany waluty,
program umożliwia dodanie do faktury VAT znacznika, dzięki czemu przypiszemy ją do określonej kategorii,
możemy dodać notatki czy uwagi, które nie wydrukują się na dokumencie,
zapisany dokument można edytować np. w podglądzie wydruku zmienić rodzaj dokumentu na oryginał, kopię lub duplikat, usuwać, wysyłać mailem do klienta, czy zapisać np. w PDF,
możliwa jest także zmiana języka, w którym faktura VAT ma być wystawiona.

Faktura przelewowa i gotówkowa

Faktura przelewowa to dokument księgowy, w którym termin płatności jest odroczony w czasie o 7 lub 14 dni. Dzięki widniejącej na dokumencie informacji kontrahent wie do kiedy powinien rozliczyć się ze sprzedawcą (wystawcą faktury). Nic nie stoi jednak na przeszkodzie aby zobowiązanie uregulować we wcześniejszym termienie jak wyznaczona data graniczna. Faktura przelewowa to oficjalny dokument potowerdzający zawarcie transkacji kupna-sprzedaży, na podstawie którego sprzedawca może dochodzić swoich należności w sytuacji gdyby kontrahent nie wywiązał się z obowiązku zapłaty w wyznaczonym terminie. W przypadku wystawianie faktury przelewowej wykonanie usługi bądź dostarczenie towaru odbywa się jeszcze przed zapłatą.

Faktura gotówkowa to dokument księgowy, w którym sposobem płatności jest gotówka. Rozliczenie transkacji następuję poprzez wpłatę banknotów czy monet w oddziale banku na wskazany rachunek bankowy odbiorcy, przekazem pocztowym bądź poprzez płatność gotówką w sklepie. Faktura gotówkowa potwierdza zawarcie tranksacji i dokonanie płatności. W przypadku gdy sprzedaca i kupujący to dwie różne firmy, wówczas należy mieć na uwadze iż kwota transkacji gotówkowej nie może przekroczyć 15 000 zł brutto. Jeżeli wartość tranksacji przekracza 15 000 zł brutto, płatność musi zostać zrealizowana z wykorzystaniem rachunku płatniczego.

UWAGA!

1. Od 01.01.2023 roku limit płatności dla transalkcji gotówkowych ulegnie obniżeniu do kwoty 8 000 zł brutto.

2. Kwota graniczna dla transkacji gotówkowych dotyczy całej wartości transkacji, nie jest ważna liczba płatności, która jest dokonywana w ramach tej samej transakcji.