Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura)

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) – czym jest? Czy jest obligatoryjna?

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) to nowy rodzaj faktury elektronicznej, którą przedsiębiorcy będą mogli wystawić poprzez teleinformatyczny system KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Nowy system został wdrożony poprzez nowelizację Ustawy o VAT i będzie można z niego skorzystać od stycznia 2022 roku.  Podstawę prawną stanowi Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076). Wśród aktów prawnych dotyczących tematyki KSeF znaleźć można również Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 2481)Poniżej nowe zasady wystawiania faktur efaktur.

W roku 2022 rozwiązanie to jest fakultatywne. Faktury ustrukturyzowane to dodatkowy dokument mający na celu zafakturowanie transakcji przeprowadzanej z kontrahentem obok istniejących już rodzajów faktur: papierowych oraz elektronicznych. Od 2022 roku przedsiębiorca może skorzystać z nowego systemu i tym samym zdecydować, czy chce wystawić fakturę ustrukturyzowaną czy chce pozostać przy aktualnie stosowanym rozwiązaniu służącym fakturowaniu. Faktura ustrukturyzowana ma formę faktury elektronicznej zawierającej ściśle określone przez regulacje informacje, wygląd oraz format np. xml, który pozwoli na automatyczny odczyt i przetworzenie danych, które zostały zawarte w dokumencie.

UWAGA
  1. Przesunięto termin obligatoryjnego wejścia w życie przepisów regulujących faktury ustrukturyzowane i stosowanie systemu KSeF (fakturowanie elektroniczne) z 1 stycznia 2024 r. na 1 lipca 2024 r.!
  2. Wydłużono terminu wdrożenia KSeF przez podatników, którzy są zwolnieni podmiotowo z VAT – nowy termin to 1 stycznia 2025r.
  3. Gdy nastąpi awaria po stronie podatnika wystawiającego fakturę, która uniemożliwi wystawienie faktury online, podatnik będzie mógł wystawić fakturę offline (poza KSeF) i dostarczyć ją do KSeF dnia następnego.
e-faktura FA KSeF

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, którego zadaniem jest otrzymanie i przechowywanie faktur w postaci faktur ustrukturyzowanych wygenerowanych uprzednio w programie do fakturowania w odpowiednim formacie xml. Wprowadzenie danych do faktury podlega weryfikacji poprzez system KSeF pod kątem zgodności ze wzorem faktury ustrukturyzowanej (strukturą logiczną e-Faktury FA(1), która jest opublikowana w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych tzw. CRWDE na platformie ePUAP). System odpowiednio oznacza dokument – przydziela fakturze indywidualny numer identyfikujący, co pozwoli organom podatkowym zwiększyć możliwość weryfikacji dokumentu, jego analizy i kontroli.

Co zyska przedsiębiorca dzięki KSeF (fakturowanie 2022)?

Celem wprowadzenia nowego systemu KSeF jest m.in. przyśpieszenie zwrotu podatku VAT (do 40 dni) czy też zadbanie o bezpieczeństwo danego dokumentu. Faktura przechowywana w systemie, nie ulegnie tym samym zniszczeniu czy zaginięciu, co wyeliminuje kwestie przygotowania jej duplikatu. Przyjmuje się, że standaryzacja wzoru faktury uprości wzajemne rozliczenia oraz księgowania. Przedsiębiorcy nie będą musieli również przechowywać faktur, gdyż mają być one dostępne w systemie przez 10 lat. Założeniem wprowadzenia nowego systemu jest również eliminacja wysyłki na żądanie organów podatkowych plików JPK_FA, gdyż niezbędne dane dostępne będą w KSeF. Nowy system ma dać podatnikowi również pewność, że wystawiona przez niego faktura trafiła do kontrahenta.

Faktury ustrukturyzowane – programy do faktur i księgowe

Wdrożenie nowego rozwiązania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) jako formy obligatoryjnej służącej fakturowaniu będzie wymagało dostosowania programów fakturowych i księgowych do integracji z nowym systemem KSeF. Faktury wystawiane i przesyłane do nabywcy z pomocą nowego systemu będą musiały mieć określony wygląd, który pozwoli przygotować fakturę ustrukturyzowaną. Istotna będzie nie tylko kwestia wystawiania faktur sprzedaży w tym korekt, ale i również odbioru faktur zakupu. Przesłanie faktur do systemu KSeF będzie wymagało wykorzystania odpowiedniego API. Przedsiębiorca chcąc przejrzeć wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane będzie musiał przejść w systemie proces uwierzytelnienia. Po połączeniu się z systemem KSeF oprócz przejrzenia i odbioru faktur będzie on miał możliwość przesłania faktur w formacie xml bądź przekonwertowania ich do pliku PDF.

Ministerstwo Finansów udostępniło środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur, dzięki czemu zainteresowane podmioty mogą sprawdzić nowe rozwiązanie  i  przygotowane funkcjonalności.

Rówież nasze programy do fakturowania pozwalają zapisać plik eFaktura KSeF w formacie xml. Aby tego dokonać wystarczy na wybranym dokumencie kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać “Zapisz dokument do pliku”, następnie: “Zapisz jako eFaktura” lub “Zapisz jako eFaktura – KSeF (wersja testowa)”.

Faktura ustrukturyzowana, czyli e-Faktura FA (1). E-fakturowanie 2024!

Przedsiębiorca, który wygeneruje fakturę ustrukturyzowaną w systemie do fakturowania przesyła ją do KSeF. Ważne jest aby przygotowany dokument (e-Faktura) miał odpowiedni format xml. Danej fakturze nadawany jest kolejno dedykowany numer, który pozwoli ją oznaczyć w celu dalszego udostępnienia jej nabywcy. Nadanie fakturze ustrukturyzowanej identyfikatora traktuje się jednocześnie za automatyczne udostępnienie jej nabywcy a także uznania za otrzymaną.

Do wystawiania e-Faktury wymagana jest dodatkowo autoryzacja, która pozwoli dokument przygotować oraz odebrać go przez kontrahenta. KSeF przyjmuje i udostępnia faktury ustrukturyzowane online. Momentem wystawienia e-Faktury będzie dzień przesłania jej do KSeF.

e-Faktura
UWAGA

1. Momentem wystawiania e-Faktury FA będzie dzień przesłania jej do KSeF.

2. Jeżeli przesłana faktura zostanie odrzucona przez system KSeF, wówczas nie zostanie jej nadany unikalny numer i zostanie ona uznana za niewystawioną. Dopiero faktura, która zostanie zaakceptowana w systemie (np. po ponownym przesłaniu i spełnieniu warunków, których wcześniej nie było spełnionych i dokument został odrzucony), której zostanie nadany unikalny numer będzie uznana za wystawioną. Jej datą wystawianie nie będzie data z pierwszego dnia wysyłki (gdy dokument został odrzucany) lecz z dnia, w którym nastąpiła ponowna wysyłka (dokument został zaakceptowany).

3. Przesłaną do KSeF e-Fakturę nie będzie można edytować ani wycofać. Rozwiązaniem jest przygotowanie faktury korygującej. Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być skorygowana jedynie fakturą korygującą w postaci ustrukturyzowanej. Dokument powinien zawierać numer KSeF faktury pierwotnej. Nie będzie możliwości skorygowanie w systemie KSeF faktury wystawionej poza KSeF.

Uprawnienia do skorzystania z systemu KSeF

W systemie KSeF będą dostępne różne poziomu uprawnień m.in.: właścicielskie, do wystawiania faktur, do samofakturowania, do dostępu do faktur, do nadawania uprawnień czy dla komorników bądź organów egzekucyjnych. Z KSeF skorzystają przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT oraz posiadający polski NIP, którzy zostali zidentyfikowani do szczególnej procedury unijnej OSS. Z KSeF skorzysta osoba fizyczna wskazana przez podatnika bądź organ egzekucyjny w tzw. zawiadomieniu ZAW-FA (Zawiadomienie o nadawaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur).

Uprawnione podmioty do korzystania z KSeF mogą z tego systemu skorzystać jeżeli uwierzytelnią się zgodnie z wspomnianym wyżej rozporządzeniem.

Osobami uprawnionymi do podejmowania czynności w KSeF są:

  • bezpośrednio podatnik,
  • komornik sądowy,
  • organ egzekucyjny,
  • osoba fizyczna, które reprezentuje organ egzekucyjny,
  • podmiot, który nie jest osobą fizyczną lub osoba fizyczna uproawnione przez podatnika w ramach nadanych im uprawnień,
  • w zakresie wystawiania faktur osoba fizyczna, która jest wskazana w imieniu organu egzekucyjnego lub przez komornika sądowego,
  • osoba fizyczna w zakresie wystawiania bądź odbierania faktur podatnika (wskazana przez podmiot, który w imieniu podatnika został wskazany przez osobę odpowiednio do tego uprawnioną jako uprawniony do odbierania bądź wystawiania faktur),
  • podmiot, który nie jest osobą fizyczą lub osoba fizyczna – w zakresie nadanych uprawnień w imieniu podatnika przez osobę fizyczną posiadającą uprawnienia do nadawania dalszych uprawnień.

Uwierzytelnienie użytkownika w systemie KSeF

Istotne jest aby podczas wystawiania faktur oraz ich odbioru użytkownik Krajowego Systemu e-Faktur został odpowiednio uwierzytelniony. Wśród proponowanych metod uwierzytelniania jest: Profil Zaufany, Podpis Kwalifikowany, Podpis Kwalifikowany bez numeru PESEL bądź NIP, Pieczęć Kwalifikowana, Token autoryzacyjny (unikalny i właściwie wygenerowany, przypisany do podatnika lub podmiotu, który został do tego uprawniony).

Jak wystawić e-Fakturę i ją otrzymać?

Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną z pomocą systemu KSeF konieczne jest nadanie uprawnień do wystawiania e-faktur odpowiedniej osobie oraz przeprowadzenie autoryzacji. Po uwierzytelnieniu podmiotu w systemie możliwe będzie przesłanie przez odpowiednie API przygotowanej w programie do fakturowania e-Faktury bądź paczki e-Faktur w formacie xml. Następnie system KSeF zweryfikuje podmiot przesyłający plik wraz z dokumentem oraz po pomyślnie przeprowadzonej weryfikacji (zgodności dokumentu ze strukturą) nada i zwróci unikatowy numer identyfikujący e-Fakturę. Przesłane zostanie UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru dokumentu.

Proces odbioru e-Faktury wygląda podobnie jak podczas jej wystawiania. Aby móc odbierać dokumenty strukturyzowane podmiot musi posiadać odpowiednie uprawnienia i musi być uwierzytelniony w systemie. Po pomyślnej weryfikacji będzie mógł pobrać e-Faktury wraz z ich indywidulanymi numerami w ramach posiadanych uprawnień.

Wystawione i otrzymane e-Faktury będzie można pobrać z Aplikacji Podatnika KSeF. MF udostępniło aplikacje do testowania funkcjonalności. Możliwy jest więc podgląd całego procesu. Z rozwiązania może skorzystać np. księgowa, jeżeli zostanie ona zweryfikowana i przyznane zostaną jej właściwe uprawnienia.

UWAGA
1. Jeżeli kontrahent nie wyrazi zgody na odbiór faktur z pomocą systemu KSeF wówczas przedsiębiorca nie traci prawa do wystawienia faktury z pomocą systemu KSeF, jednak zobowiązany jest przekazać dokument w inny sposób poza system. Droga przekazania faktury ustalana jest pomiędzy stronami transakcji. Może być to forma elektroniczna (e-mailem) lub do ręki w formie papierowej. Wystawione w systemie faktura nadal ma charakter e-Faktury FA(1), czyli faktury ustrukturyzowane, gdyż została ona zapisana w systemie izostał jej nadany unikalny numer, który ją w tym systemie identyfikuje.

2. Gdy faktura zostanie przekazana kontrahentowi i ten wyraził zgodę na jej odebranie w systemie KSeF, przedsiębiorca może również dodatkowo przesłać dokument e-mailem lub przekazać go w formie papierowej.

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura FA) – schemat

faktura ustrukturyzowana e-faktura

Jakie są wyłączenia z systemu KSeF?

Faktury ustrukturyzowane nie będzie można zgubić ani zniszczyć. Dokumenty będą przechowywane w systemie, z uwagi na co konieczność wystawienia duplikatów zniknie. System KSeF nie pozwoli wystawić i przesyłać not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych. Noty księgowe jednak nie znikną i będa one mogły być wystawiane na podstawie obowiązujących przepisów poza systemem e-Faktur. Podobna sytuacja dotyczyć będzie faktury RR, która dokumentuje nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych oraz faktur proforma. Dokumenty te nie będzie można wystawić i przesłać do systemu KSeF. Wyłączeniu podlegać również będą:

  • faktury wystawiane z pomocą kas rejestrujących,
  • faktury konsumenckie (B2C),
  • bilety, które spełniają funkcję faktury (również pragony na płatnych autostradach) czy
  • faktury niezgodne z wzorem faktury ustrukturyzowanej na podstawie odrębnych przepisów.

Aplikacja Podatnika KSeF

Aplikacja Podatnika KSeF to narzędzie, w którym przedsiębiorca będzie miał możliwość nadawania oraz przeglądu uprawnień, a także sprawdzenia wszystkich wystawionych (niezależnie od punktu sprzedaży) e-Faktur oraz tych otrzymanych.

Jak wygląda numer KSeF?

Numer KSeF to unikalny ciąg liczb i znaków, który identyfikuje e-Fakturę (fakturę ustrukturyzowaną) w systemie. Pierwsze 10 cyfr numeru to numer NIP sprzedawcy. Następnie po znaku “-” widoczna jest data wystawienia e-Faktury w formacie RRRRMMDD. Po kolejnym znaku “-” pojawi się częśc techniczna, która złożona jest z 6 znaków generowanych automatycznie. Ponownie znak “-” i 6 znaków generowanych automatycznie i na końcu znak “-” i dwie ostatnie wartości jako suma kontrolna.

jak wygląda numer KSeF

KSeF w pytaniach i odpowiedziach

Przepisy Krajowego Systemu e-Faktur są nowe dla przedsiębiorców i powodują wiele pytań. Ministerstwo Finansów zebrało najważniejsze pytania i odpowiedzi w jednym miejscu. Zapraszamy do zapoznania się z nimi na stronie: https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/

Wypróbuj nasz program do faktur już teraz!

Zacznij korzystać z naszych programów i dołącz do zadowolonych klientów.