Obieg dokumentów w firmie – metoda tradycyjna a elektroniczna
Obieg dokumentów w firmie jest procesem, który pozwala prowadzić firmę z wyeliminowaniem zatorów w podjęciu ważnych decyzji biznesowych, w oparciu o dokumentację czy też poprawia relację z kontrahentami. Obieg dokumentów w firmie to sposób na zaoszczędzenie czasu, dlatego ważny jest jego sprawny przebieg. To jednocześnie sposób na zmniejszenie kosztów operacyjnych, optymalizację przepływu informacji oraz monitoring poszczególnych procesów na każdym etapie tego procesu. Zaletą wprowadzenia zorganizowanego procesu obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie jest zniwelowanie ryzyka zagubienia dokumentów oraz szybki wgląd w dokumenty archiwalne.
Wyróżnia się cztery podstawowe czynności w obiegu dokumentacji: rejestrowanie dokumentów, porządkowanie, klasyfikacja i ich archiwizacja. Dokumentami, które uczestnicą w obiegu są chociażby: faktury kosztowe, noty księgowe, wszelkie umowy, zamówienia czy poczta przychodząca.
Proces rejestrowania i porządkowania pozwala zweryfikować dokument pod kątem formalnym. Sprawdzane są dane na dokumencie: jednostka, która kieruje dokument oraz ta, która jest jego odbiorcom. Następuje przypisanie dokumentu do odpowiedniego działu, który weryfikuje np. koszt na fakturach kosztowych oraz wszystkie zawarte w piśmie informacje zgodnie z posiadanymi uprawnieniami. Dokument trafia również do księgowości, gdzie jest sprawdzany pod względem rachunkowo-księgowym i ujmowany w księgach. Następnie dokumenty trafiają do archiwum.
Metoda tradycyjna obiegu dokumentacji firmowej
Obieg dokumentów w sposób tradycyjny odbywa się często poprzez pocztę wewnętrzną w firmie oraz wymianę wiadomości e-mail, co ma swoje wady. Zaliczyć można do nich czasochłonność, żmudność oraz podatność do błędy ludzkie. Śledzenie statutu realizacji procesu w tradycyjnym obiegu dokumentacji jest utrudnione. Ponad to w trakcie tradycyjnego obiegu może nastąpić odstąpienie od obowiązujących procedur. Dostęp do papierowej dokumentacji sprawia, iż jest ona bardziej narażona na wgląd osób nieuprawnionych, co wpływa na możliwy wyciek danych wrażliwych. To bez wątpienia wada tradycyjnego obiegu dokumentów.
Zaletą tradycyjnej metody jest obecność fizycznej formy dokumentu. Jeżeli dojdzie do awarii komputera, a gromadzone na nim dokumenty nie są w bezpieczny sposób przechowywane, wówczas firma może utracić całą zgromadzoną elektronicznie dokumentację. Papierowa forma pozwala powrócić do pisma w dowolnym momencie. Nie potrzebny jest wówczas dostęp do Internetu czy laptopa.
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Elektroniczny proces obiegu dokumentacji firmowej wpływa na poprawę efektywności pracy w przedsiębiorstwie. To duże uproszczenie oraz rewolucja dla firm, które dotychczasowo stosowały tradycyjny przepływ dokumentów. Koncepcja elektronicznego obiegu zakłada przekształcenie całości dokumentacji krążącej w przedsiębiorstwie w sposób papierowy do systemów elektronicznych. Do realizacji tego przejścia firma potrzebuje nowoczesnych technologi informatycznych, które to umożliwią. Istotne jest prawidłowe podejście nie tylko do dokumentacji papierowej, ale i również tej generowanej już elektronicznie.
Zaletą wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentacji jest znaczna poprawa tempa podejmowania decyzji biznesowych w firmie. Nużąca czynność związana z manualnym zarządzaniem dokumentacją jest wykluczana z obowiązków pracowników co również jest plusem. Przechowywanie dokumentów w postaci cyfrowej pozwala szybko odnaleźć potrzebne pliki i korzystać z najbardziej aktualnej dokumentacji z każdego miejsca na świecie. Zauważyć można również korzyści finansowe w postaci redukcji kosztów związanych z generowaniem druków. Doskonale wpisuje się to w stosowaną przez przedsiębiorstwa koncepcję paperless, czyli biura bez papieru i ekologicznego podejścia do zarządzania firmą. Dodatkowo elektroniczny obieg dokumentacji pozwala kontrolować prawidłowość wykonania poszczególnej sekwencji kroków zgodnie z przyjętymi procedurami. To często bezpieczne rozwiązanie pozwalające przechowywać pliki z dokumentami na serwerze wraz z kopiami bezpieczeństwa, które szybko można przywrócić, gdy dojdzie do awarii komputera.
Powróć na bloga i zobacz pozostałe nasze wpisy!
Data publikacji: 29.11.2022
