Księga przychodów i rozchodów – charakterystyka

Kto może prowadzić KPiR?

Uproszczona księgowość, która umożliwia prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów, nie jest dostępna dla wszystkich podatników. Mogą ją prowadzić osoby fizyczne, które osiągają dochód z pozarolniczej działalności gospodarczej, przy rozliczaniu się za pomocą podatku liniowego lub na zasadach ogólnych. Drugim przypadkiem, w którym można stosować KPiR, są spółki jawne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych oraz spółki partnerskie.

Podmioty te mogą prowadzić KPiR tylko pod warunkiem, że ich przychody netto za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły sumy 2 000 000 euro. W przeciwnym razie muszą przejść one pełną księgowość.

Z obowiązku prowadzenia KPiR mogą zostać zwolnieni ci podatnicy, którym stan zdrowia lub podeszły wiek nie pozwalają na ewidencjonowanie operacji finansowych w firmie. Drugim uzasadnionym przypadkiem może być rozmiar i zakres prowadzonej działalności. Jeśli przedsiębiorstwo dotyczy któraś z tych okoliczności, wówczas należy złożyć wniosek we właściwym Urzędzie Skarbowym, w terminie 30 dni od miesiąca, w którym ma nastąpić zwolnienie z prowadzenia KPiR.

W jaki sposób należy założyć KPiR?

Zgodnie z przepisami, Księgę Przychodów i Rozchodów należy założyć w dniu 1 stycznia roku podatkowego lub w pierwszym dniu prowadzenia działalności. Obecnie obowiązujące zarządzenia nie wymagają od podatnika poinformowania o tym fakcie Urzędu Skarbowego.

Można ją prowadzić zarówno w formie tradycyjnej, czyli papierowej, jak również elektronicznie. W przypadku wyboru wersji online podatnik ma obowiązek korzystania z czytelnego i przejrzystego programu komputerowego, przeznaczonego do tworzenia ewidencji. Wymagane jest także, aby był on zawsze dostępny w razie kontroli. Urzędnik musi mieć w niego wgląd lub możliwość wydruku wymaganych danych (w porządku chronologicznym). Program musi być ponadto chroniony przed utratą informacji lub przed dostępem osób niepożądanych.

Terminy KPiR — o czym należy pamiętać?

Księgę Przychodów i Rozchodów powinno prowadzić się na bieżąco. Oznacza to, że wszystkie aktywności należy wpisywać w dniu, w którym miały miejsce. W niektórych przypadkach możliwe jest tworzenie ewidencji w porządku chronologicznym, do 20. dnia miesiąca za miesiąc ubiegły. Dotyczy to przypadków, gdy księgowość prowadzi dla nas firma zewnętrzna lub korzystamy z programu księgowego.

Jak przechowywać KPiR?

Księga Przychodów i Rozchodów jest dokumentem finansowym i należy zadbać o to, aby była przechowywana w sposób bezpieczny. Jeśli przedsiębiorstwo korzysta z wersji papierowej, musi się ona znajdować w siedzibie firmy. Bez względu jednak na formę, należy pamiętać, że nie mogą mieć do niej dostępu osoby do tego niepowołane. Powinno się ją również zabezpieczyć przed zniszczeniem lub kradzieżą.

Księga Przychodów i Rozchodów — obowiązki przedsiębiorcy

Podstawowym obowiązkiem przedsiębiorcy jest prowadzenie KPiR w sposób rzetelny i niewadliwy. Oznacza to, że zapisy muszą zgadzać się ze stanem faktycznym oraz być prowadzone w oparciu o przepisy o KPiR i zasady dotyczące sposobu nanoszenia wpisów.

Z czego składa się KPiR?

Księga Przychodów i Rozchodów ma swój ściśle określony wygląd. Musi składać się z kolumn, z których każda zawiera jeden rodzaj informacji. Zwykle jest ich 17, jednak nie wszystkie dotyczą danego przedsiębiorstwa (na przykład jeśli profil jego działalności jest inny).

Tytuły poszczególnych kolumn:

1. Liczba porządkowa
2. Data zdarzenia gospodarczego
3. Numer dokumentu księgowego (np. numer faktury)
4. Dane kontrahenta (imię i nazwisko lub nazwa firmy)
5. Adres kontrahenta
6. Opis zdarzenia gospodarczego (np. zakup materiałów biurowych)
7. Wartość sprzedanych towarów i usług
8. Pozostałe przychody
9. Suma przychodów
10. Zakup towarów
11. Koszty uboczne zakupu (np. opłata za transport)
12. Wynagrodzenia dla pracowników
13. Pozostałe wydatki
14. Suma wydatków
15. Inne zaszłości gospodarcze (zwykle pozostaje pusta)
16. Koszty działalności badawczo-rozwojowej
17. Uwagi

Duże ułatwienie stanowi fakt, że w sklepach z artykułami biurowymi można kupić gotowy wzór KPiR do wykorzystania we własnym przedsiębiorstwie. Programy komputerowe również mają swój szablon zgodny z wytycznymi o KPiR.

Powróć na bloga i zobacz pozostałe nasze wpisy!

Data publikacji: 06.11.2020