Koszt a wydatek

Koszt a wydatek – definicje i różnice

Wydatek to pojęcie ściśle powiązane z rachunkiem przepływów pieniężnych w firmie, czyli tzw. Cash Flow. Rachunek ten wykazuje wszystkie wpływy i wydatki, które miały miejsce w firmie w danym czasie. Wydatek wiąże się z ruchem środków pieniężnych w kasie lub na rachunku bankowym, czyli z ich pomniejszeniem. Przeciwieństwem do wydatku jest wpływ środków pieniężnych do kasy bądź na rachunek bankowy, wówczas ich stan się zwiększa. 

Koszt związany jest natomiast z pojęciem przychodów i kosztów firmy, czyli z rachunkiem zysków i strat przedsiębiorstwa. Koszt wykazywany jest na dokumentach czy dowodach księgowych bądź kadrowych, takich jak faktury, paragony czy listy płac. Pojęcie kosztu jest samo w sobie zróżnicowane w zależności od ujęcia: finansowego, podatkowego czy ekonomicznego. O koszcie można więcej poczytać tutaj: https://www.mega-tech.com.pl/co-to-jest-koszt/ oraz https://www.mega-tech.com.pl/koszt-alternatywny/ .

Kiedy wydatek staje się kosztem?

Aby wydatek mógł być zaliczony do kosztu przedsiębiorca musi wykazać, że poniesiony wydatek jest faktycznie związany z prowadzoną działalnością gospodarczą i służył osiągnięciu przez firmę przychodu. Istotny jest więc związek przyczynowo-skutkowy (poniesienie wydatku, które doprowadzi do przychodu w przedsiębiorstwie).

Wydatek będzie kosztem w sytuacji gdy np. przedsiębiorca wydatkuje środki pieniężne na materiały, które następnie zużyje do produkcji określonego wyrobu. Otrzymany produkt następnie przekazywany jest do sprzedaży, w efekcie czego celem jest osiągnięcie przychodu z jego sprzedaży. Zużycie materiałów do produkcji jest więc wydatkiem jak i kosztem. Innym przykładem może być np. zakup komputera dla firmy. Jeżeli przedsiębiorca będzie wykorzystywał go w podstawowej działalności gospodarczej przedsiębiorstwa, wystawiał np. faktury, prowadził księgowość w celu uzyskania przychodu wówczas taki zakup będzie mógł być potraktowany jako koszt.

Koszta a wydatek to dwa pojęcia, które nie muszą wystąpić w tym samym czasie. Przedsiębiorca może np. wydać środki pieniężne na zakup materiałów (powstanie wydatek), które zostaną zużyte za 2 miesiące (wówczas powstanie koszt). Możliwa jest też sytuacja odwrotna – koszt powstanie szybciej niż wydatek. Przykładem mogą być naliczone przez bank odsetki od kredytu. Gdy są naliczone staną się kosztem finansowym, natomiast w momencie zapłaty będą wydatkiem.

Kiedy wydatek nie jest kosztem, a koszt wydatkiem?

W niektórych sytuacjach wydatek stanie jest kosztem, jednak nie zawsze tak jest. Przedsiębiorca może zaobserwować w swojej działalności przykłady, gdy nigdy wydatek nie stanie się kosztem i odwrotnie. Chociażby w przypadku spłaty raty kredytu, w tej sytuacji przedsiębiorca wydatkuje środki pieniężne i nie stanowią one kosztu. Innym przykładem jest zapłata podatku VAT do Urzędu Skarbowego (powstanie wydatek nie będący kosztem). Przykładem kosztu, który nie stanowi wydatku będzie np. umorzenie kontrahentowi części należności czy otrzymanie przez firmę kary finansowej. Powstanie wówczas koszt, który nie jest wydatkiem. Aby lepiej zrozumieć różnicę warto zapoznać się z art. 3 ust. 1 pkt 31 Ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym przez koszty i straty „rozumie się przez to uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców lub właścicieli.”

Jak udokumentować wydatek w firmie?

Aby wydatek mógł być zaliczony do kosztu oprócz spełnienia warunku przyczynowo-skutkowego związanego z uzyskaniem przychodu, przedsiębiorca musi pamiętać o prawidłowym udokumentowaniu powstałego wydatku. Najpopularniejszym sposobem jest przedstawienie faktury, która taki wydatek potwierdzi. Dopuszcza się także dowody księgowe, jednak należy pamiętać o tym aby były one wolne od błędów rachunkowych, rzetelne (odzwierciedlające rzeczywisty przebieg operacji gospodarczej) i kompletne (zawierały wszelkie niezbędne na nich dane). Warto gromadzić również wszelkie dodatkowe dokumenty takie jak np. protokół z wykonania usług czy notatka ze spotkania.

Powróć na bloga i zobacz pozostałe nasze wpisy!

Data publikacji: 24.06.2020