Koniec roku coraz bliżej. Dzieci nie mogą doczekać się świąt i prezentów, dorośli imprezy sylwestrowej. A przedsiębiorcy? Dla nich koniec roku wiąże się zazwyczaj z dużą ilością pracy, co pewnie wcale ich nie cieszy. Każda firma musi przeprowadzić inwentaryzację i podsumować rok obrotowy.

Oczywiście nie zawsze pokrywa się on z rokiem kalendarzowym, ale najczęściej tak jest. W związku z tym w nowy rok należy wejść z ‘czystym’ kontem, a do 31 grudnia dokonać wszelkich rozliczeń.

Inwentaryzacja to zbiór czynności mających na celu ustalenie realnego stanu aktywów trwałych i obrotowych oraz pasywów przedsiębiorstwa na dany moment. Wiąże się to z następującymi czynnościami:

– zliczenie i spisanie wszystkich składników majątku przedsiębiorstwa oraz ich wycena,

– uzyskanie informacji o stanie należności i zobowiązań,

– porównanie uzyskanych danych z odpowiednimi dokumentami,

– znalezienie przyczyn ewentualnych niedoborów,

– ustalenie metody rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych oraz naprawienia nieprawidłowości.

Podczas przeprowadzania inwentaryzacji należy pamiętać o 10 zasadach:

– terminowości i częstotliwości – spis przeprowadzamy najczęściej 31 grudnia każdego roku,

– podwójnej kontroli – każdą pozycję liczymy dwukrotne przed zapisaniem jej w arkuszu,

– zamkniętych drzwi – sprzedaż powinna być wstrzymana w czasie inwentaryzacji,

– rzetelnego obrazu – pomiar musi być dokładny i uczciwy,

–  kompletności i kompleksowości – należy spisać wszystkie składniki bez wyjątków,

– kolejnych czynności – inwentaryzację wykonujemy w określonej wcześniej kolejności,

– zaskoczenia – możliwość zrobienia spisu w nieoczekiwanym momencie,

– uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej – rozliczamy daną osobę z powierzonego majątku,

– komisyjności – udział biorą co najmniej 2 osoby,

– fachowości komisji spisowej – inwentaryzację powinny przeprowadzać osoby znające asortyment.

Jeśli znamy już teorię, przejdźmy do praktyki. Jak przeprowadzić inwentaryzację w programie Faktura Small Business HANDEL? Jest to niezwykle proste. Wystarczy wejść w kartotekę towarów i usług i z menu po lewej stronie wybrać opcję ‘Inwentaryzacja’ i ‘Rozpocznij inwentaryzację’. Wyskoczy okno ‘Nowy arkusz inwentaryzacyjny’, gdzie wybieramy datę wydruku, dodajemy opis oraz decydujemy dla jakiego magazynu robimy inwentaryzację i w jaki sposób ma być liczona wartość towarów na magazynie. Później wystarczy tylko zliczyć asortyment i uzupełnić ilości stanów rzeczywistych w kolumnie ‘Stan ze spisu’. Jeśli jesteśmy pewni, że ilości na półkach zgadzają się z tymi w programie, zamiast ręcznego uzupełniania tabeli, możemy wybrać opcję automatycznego uzupełniania arkusza na podstawie dokumentów magazynowych. Zapisujemy zmiany i jeśli nie przewidujemy już żadnych zmian w inwentaryzacji zatwierdzamy ją.

Dokładny opis przeprowadzenia inwentaryzacji w programie Faktura Small Business HANDEL znajdziecie również w instrukcji obsługi na stronie 34: https://www.mega-tech.com.pl/uploads/guides/Instrukcja-Faktura-Small-Business-Handel.pdf