Faktura uproszczona
Co to jest faktura uproszczona? Jakie elementy są obligatoryjne? Faktura uproszczona to dokument, który zawiera ograniczone dane w porównaniu z podstawowym dokumentem sprzedażowym, jakim jest zwykła faktura VAT. Wystawiając fakturę uproszczoną, przedsiębiorca nie musi wskazywać na niej, chociażby miar ani ilości dostarczonych towarów bądź zakresu wykonanych usług. Elementy faktury uproszczonej obejmują zatem węższy zakres danych.
Dane na fakturze uproszczonej nie muszą obejmować:
- imion, nazwisk bądź nazwy podatnika oraz nabywcy towaru lub usługi, a także ich adresów, również gdy wystawiana jest faktura na osobę fizyczną,
- ceny jednostkowej netto,
- wartości sprzedaży netto i jej sumy,
- stawki podatku VAT,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z uwzględnieniem podziału na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.
Wśród obligatoryjnych elementów faktury uproszczonej wyróżnia się:
- datę wystawienia dokumentu oraz dokonania bądź zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, jeżeli różni się ona od daty wystawienia,
- kolejny numer jednoznacznie identyfikujący dokument,
- numery identyfikujące podatnika i nabywcę na potrzeby podatku VAT lub podatku od wartości dodanej, pod którymi nabywca otrzymał dane towary lub usługi,
- nazwę usługi lub towaru,
- kwotę wszystkich opustów i obniżek cen, w tym rabatu z uwagi na wcześniejszą zapłatę, gdy nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- kwotę należności ogółem.
Faktura uproszczona – od jakiej kwoty?
Zgodnie z ustawą o VAT faktura uproszczona może być wystawiona przez przedsiębiorcę, jeśli kwota należności ogółem z danej transakcji nie przekracza 450 PLN lub 100 EUR, jeżeli dokument sporządzany jest w tej walucie.
Czy paragon fiskalny może być potraktowany jako faktura uproszczona?
Paragon fiskalny może zostać potraktowany jako faktura uproszczona, jeśli kwota transakcji nie przekracza 450 PLN lub 100 EUR, a paragon zawiera numer NIP nabywcy oraz dane, które pozwalają określić kwotę podatku do rozliczenia. W Rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r. wymieniono pozycje, które powinny znaleźć się na paragonie fiskalnym. Jedną z nich jest kolejny numer paragonu fiskalnego. Warto zwrócić na niego uwagę, gdyż w przypadku potraktowania paragonu fiskalnego jako faktury uproszczonej numer ten jest również numerem tej faktury.
Szczególna procedura zwolnienia z VAT, tzw. procedura SME, a faktura uproszczona
Od 01.01.2025 małe firmy mające siedzibę działalności gospodarczej w państwach członkowskich UE mogą skorzystać ze szczególnej procedury zwolnienia z podatku VAT nie tylko w państwie siedziby, lecz również w innych krajach UE. Jest to tzw. procedura SME (Small Medium-sized Enterprise).
Założeniem procedury jest możliwość wystawiania przez małych przedsiębiorców, także korzystających z programów dla małych firm, faktur z węższym zakresem danych, podobnie jak w przypadku podatników korzystających ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT.
Oprócz wymienionych wyżej obligatoryjnych elementów faktury uproszczonej przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia w ramach procedury SME umieszczają na dokumencie tzw. indywidualny numer identyfikacyjny EX. Numer ten podatnik uzyskuje w państwie członkowskim, na terenie, którego posiada siedzibę działalności gospodarczej, jeszcze przed rozpoczęciem korzystania ze zwolnienia.
Jeżeli państwo członkowskie wymaga od MŚP wystawienia faktury, wówczas powinna to być faktura uproszczona, która musi zawierać co najmniej następujące elementy:
- datę wystawienia,
- numer EX małego przedsiębiorstwa,
- wskazanie rodzaju dostarczanych towarów bądź świadczonych usług,
- ilość dostarczonych towarów lub usług,
- informację, że dostawa jest zwolniona z podatku VAT w ramach programu dla MŚP,
- odniesienie do pierwotnej faktury uproszczonej, jeżeli skorygowano pierwotną fakturę uproszczoną.
Kiedy faktury uproszczone nie mogą być wystawione?
Faktura uproszczona nie może być wystawiona, jeżeli:
- odbywa się wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
- ma miejsce sprzedaż na odległość towarów importowanych,
- występuje świadczenie usług i dostawa towarów na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, dla których osobą zobowiązaną do zapłaty podatku jest usługodawca lub nabywca towaru.
Czy faktura uproszczona jest pełnoprawnym dowodem zakupu?
Faktura uproszczona jest pełnoprawną fakturą, mimo że zawiera mniej informacji niż standardowa faktura VAT. Jeżeli spełnia wymagania określone w przepisach, może być podstawą do rozliczenia zakupu i podatku VAT. Dane na fakturze uproszczonej muszą pozwalać na określenie kwoty podatku dla poszczególnych stawek. Z kolei faktura na osobę fizyczną nie staje się fakturą uproszczoną tylko dlatego, że wystawiono ją konsumentowi. O tym, czy faktura jest uproszczona, decydują zasady jej wystawienia i wymagane dane.
Faktura uproszczona w programie do faktur 2025
Nasz program do fakturowania umożliwia wystawianie faktur uproszczonych, jeżeli spełnione są określone warunki.
W niektórych sytuacjach w ramach programu do wystawiania faktur VAT dopuszczalne jest także uznanie paragonu fiskalnego za wspomniany rodzaj faktury.
Poniżej przedstawiono widok faktury uproszczonej z naszego programu do fakturowania, a także informacje dotyczące ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.
Wypróbuj nasz program do faktur już teraz!
Zacznij korzystać z naszych programów i dołącz do zadowolonych klientów.