+48 513 253 253 biuro@mega-tech.com.pl

Nota księgowa – podstawowe informacje

Przedsiębiorcy prowadząc działalność gospodarczą i zawierając różne transakcje z kontrahentami nie raz mogą spotkać się z pojęciami takimi jak: nota księgowa, nota obciążeniowa, nota uznaniowa, czy nota obciążeniowo-uznaniowa. Warto znać ich definicje, dlatego zostały one przybliżone w tym artykule.

Co to jest nota księgowa?

Nota księgowa to dowód księgowy, dla którego stosuje się zamiennie określenia typu nota obciążeniowa, nota obciążeniowo-uznaniowa czy nota uznaniowa. Istotny jest bowiem cel wystawienia danej noty księgowej, a mianowicie czy jest to:

  • obciążenie dłużnika karą umowną z powodu nieterminowej realizacji umowy bądź niedotrzymania innych zawartych w niej warunków,
  • obciążenie dłużnika odsetkami, które naliczono od niezapłaconych zobowiązań,
  • uznanie dłużnika kwotą, która stanowi umorzenie długu (należności),
  • udokumentowanie żądania wypłaty przez ubezpieczyciela odszkodowania.

Nota księgowa jest więc dokumentem rozliczeniowym przedsiębiorstwa stosowanym do rozliczania transakcji, które nie podlegają przepisom ustawy o VAT. Z uwagi na to, że np. nie wszyscy kontrahenci są w stanie terminować regulować swoje zobowiązania, przedsiębiorstwo ma prawo skorzystać z dowodu księgowego jakim jest nota obciążeniowa, jeżeli transakcja nie podlega pod właściwe przepisy o podatku VAT czy ordynacji podatkowej. 

Opisywana nota jest dokumentem związanym z pozostałą działalnością przedsiębiorstwa (nie dotyczy ona podstawowej działalności firmy). Notą tą nie można zastąpić refaktur czy też faktur przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT, gdyż pomimo zwolnienia ta grupa przedsiębiorców podlega przepisom ustawy o VAT. 

Nota obciążeniowa jest wystawiana w dwóch egzemplarzach. Oryginał dokumentu trafia do odbiorcy noty, natomiast kopia zostaje u jej wystawcy. 

Jakie elementy zawiera nota obciążeniowa (nota księgowa)?

Nota księgowa z uwagi na to, że jest traktowana jako dowód księgowy powinna zawierać charakterystyczne dla dowodu dokumentu, które wskazuje art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości, czyli conajmniej:

  • wskazanie rodzaju dowodu oraz jego numer identyfikacyjny,
  • określenie stron, które przeprowadzają operacje gospodarczą (ich nazw oraz adresów),
  • opis operacji gospodarczej razem z jej wartością o ile to możliwe, wskazaną również w naturalnych jednostkach,
  • datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu (jeżeli dowód ten sporządzona z inną datą),
  • podpis wystawcy noty i osoby, której zostały wydane, bądź od której zostały przyjęte składniki aktywów,
  • stwierdzenie sprawdzenia oraz zakwalifikowania noty do ujęcia jej w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia noty w księgach rachunkowych (czyli tzw. dekretacja), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (np. księgowego). Podpis odbiorcy nie jest wymagany.

W przypadku gdy nota obciążeniowa zostanie wystawiona w obcej walucie, to zgodnie z przepisami ustawy powinna ona również zawierać przeliczenie kursu waluty na krajową PLN, zgodnie z kurem, który obowiązywał w dniu, w którym przeprowadzona została operacja gospodarcza,

Nota księgowa a nota korygująca

Należy pamiętać, że nota księgowa nie jest tym samym co nota korygująca. Chociaż pojęcia te często uznaje się za tożsame, to jest to błąd. Nota korygująca służy bowiem do korygowania istotnych danych formalnych na fakturze takich jak np. nazwa firmy kontrahenta. Wystawia ją nabywca danego towaru bądź usługi i przekazuje pierwotnemu wystawcy faktury, czyli sprzedawcy. Błędnie wystawiona nota obciążeniowa może zostać skorygowana inną notą obciążeniową, w tej sytuacji nie wystąpi nota korygująca. Chcąc uniknąć pomyłek warto stosować poprawną terminologię obu pojęć. 

Nota księgowa wzór

Nota księgowa to dokument, który można wystawić w naszych programach do fakturowania Faktura Small Business czy Faktura Small Business Handel. Zapraszamy do przetestowania darmowej wersji próbnej, w której można posprawdzać wszystkie funkcjonalności programów, w tym wystawić dokument jakim jest nota księgowa czy nota korygująca.

Powróć na bloga i zobacz pozostałe nasze wpisy!

Data publikacji: 26.05.2020

nota księgowa
Recenzja użytkownika
5 (1362 votes)