Jak numerować faktury?

Właściwa numeracja faktur to ważny element w procesie przygotowania dokumentacji firmowej. Wystawiając faktury VAT i przypisując im numer warto pamiętać o kilku kwestiach, które poruszamy w poniższym artykule.

Jak do numerowania faktur odnoszą się przepisy?

Regulacje wprost nie narzucą przedsiębiorcy ściśle określonego sposobu numerowania faktur. Zgodnie z Ustawą o VAT w art. 106e. faktura powinna zawierać „kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który jednoznaczny identyfikuje fakturę”. Zapis ten nie wskazuje konkretnego wzoru na numerację. Ważne jest jednak aby przedsiębiorca zachował właściwą kolejność wystawianych dokumentów, może to być więc numer zgodny ze wzorem numer/miesiąc/rok lub np. numer/oznaczenie działu/rok. Istotne jest jednak aby była utrzymana kolejność numeracji na następujących po sobie dokumentach. 

O czym warto pamiętać?

Faktury wystawiane przez przedsiębiorcę powinny być numerowane w taki sposób aby faktura poprzedzająca tą, która jest wystawiana miała numer niższy od obecnej. Jest to bardzo ważne z punktu ewidencjonowania dokumentów oraz ich identyfikacji aby dokumenty były wystawiane w sposób chronologiczny. Faktury przygotowane przez przedsiębiorcę powinny więc mieć unikalne i indywidualne numery, które w sposób jednoznaczny pozwolą je zidentyfikować. Takie prowadzenie ewidencji pozwala m.in. usprawnić proces przeprowadzania kontroli przez organy podatkowe. 

Zmiana numeracji w ciągu roku podatkowego

Chociaż przedsiębiorca dysponuje dużą swobodą w zakresie numerowania faktur, to powinien pamiętać o zachowaniu ciągłości i kolejności numeracji. Podczas zmiany programu do fakturowania może pojawić się bowiem pytanie jak być w zgodzie z przepisami i numerować faktury w nowym programie? Przepisy nie zakazują zmiany numeracji w ciągu roku podatkowego. Istotne jest jednak zachowanie chronologiczności numerów i brak ich duplikacji. Zmiana numeracji faktur w ciągu roku podatkowego nie jest powszechnym zjawiskiem, dlatego może wzbudzić wątpliwości wśród organów podatkowych i konieczność złożenia stosownych wyjaśnień. 

W naszych programach do faktur użytkownik ma możliwość dodać nowe nazwy rejestrów, w ramach których będą wystawiane dokumenty zgodnie ze schematem opisanym na stronie: https://www.mega-tech.com.pl/jak-zmienic-numeracje-wystawianych-dokumentow/. 

Powróć na bloga i zobacz pozostałe nasze wpisy!

Data publikacji: 23.01.2020

Jak numerować faktury?
Jak numerować faktury?
4.7 (93.33%) 105