Faktura Proforma
Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, lecz dokumentem przedstawiającym warunki planowanej transakcji przed jej rozliczeniem. Może wyglądać jak faktura VAT i zawierać podobne dane, ale nie wywołuje takich samych skutków podatkowych ani księgowych.
Co to jest faktura proforma? Podstawowe cechy dokumentu
Jeśli zastanawiasz się, co to jest faktura proforma, najważniejsze rozróżnienie dotyczy jej funkcji. Dokument z wyglądu przypomina zwykłą fakturę VAT i zawiera podobny zestaw danych, lecz sam układ, wyszczególnienie podatku ani podane wartości nie nadają mu statusu dokumentu księgowego.
W pro formie wypełnia się te same podstawowe pola co przy wystawianiu faktury VAT. Pozwalają one wskazać strony i przedmiot planowanej transakcji, a także uporządkować wartości przedstawione kontrahentowi:
- informacja „faktura pro-forma”,
- data, miejsce wystawienia oraz numer wystawianego dokumentu,
- informacje o sprzedawcy i nabywcy,
- nazwa towaru bądź usługi,
- cena jednostkowa netto, wartość netto oraz wartość brutto towaru bądź usługi,
- stawka i kwota podatku VAT,
- podsumowanie kwot,
- podpis wystawcy.
W odróżnieniu od zwykłej i najpopularniejszej w obrocie gospodarczym faktury VAT pro formę wyróżnia między innymi oznaczenie „faktura pro-forma” lub zbliżone. Czytelne oznaczenie pozwala rozpoznać charakter dokumentu, mimo że pozostałe pola mogą przypominać układ właściwej faktury.
Dokument ma służyć potwierdzeniu zawarcia transakcji pomiędzy sprzedawcą i nabywcą. Jego wystawianie jest popularne szczególnie wtedy, gdy nasz kontrahent nabywa od nas produkt i jednocześnie jest osobą fizyczną zwolnioną z VAT.
Pro forma może również potwierdzać złożenie oferty. Jeżeli kontrahent ją opłaci, w opisanym przypadku potwierdza akceptację przedstawionych warunków i zawarcie transakcji. Zapłata nie zmienia jednak tego dokumentu w fakturę VAT ani nie nadaje mu charakteru dokumentu księgowego.
Faktury pro forma a faktury VAT
Wystawienie pro formy nie powoduje skutków podatkowych ani księgowych, o których mowa w Ustawie o VAT. Oficjalnie nie można przypisać jej cech dokumentu księgowego, jakim jest faktura VAT. Zasada ta obowiązuje również wtedy, gdy dokument zawiera ceny netto i brutto oraz stawkę i kwotę podatku.
Przedsiębiorca, który wystawi albo otrzyma pro formę, nie rozlicza wykazanego w niej podatku VAT. Dokument nie powoduje obowiązku zapłaty wskazanego podatku ani obowiązku realizacji płatności z jego tytułu. Nie generuje również obowiązku podatkowego i nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia VAT.
Pro forma zaliczkowa nie stanowi kosztu ani przychodu i nie jest księgowana w KPiR, czyli Księdze Przychodów i Rozchodów. Nie służy zatem do ujęcia kosztu, przychodu lub podatku, lecz do przedstawienia warunków poprzedzających właściwe rozliczenie.
Przygotowując dokument, należy pamiętać, że nie jest on ostatecznym potwierdzeniem dokonania transakcji. Chociaż opłacona pro forma stanowi swego rodzaju zabezpieczenie finansowe transakcji, nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku wystawienia faktury VAT. Właściwe rozliczenie wymaga odpowiedniego dokumentu księgowego.
Jak wystawić fakturę pro forma? Po przyjęciu płatności właściwy dokument może pomóc przygotować program do wystawiania faktur VAT. Użycie programu nie zmienia jednak statusu dokumentu, dlatego faktura VAT i pro forma powinny być oznaczone zgodnie ze swoją funkcją.
Inną kategorię stanowią ustrukturyzowane faktury elektroniczne, których nie należy utożsamiać z pro formą wyłącznie ze względu na elektroniczną postać dokumentu. O jego znaczeniu decydują rodzaj i funkcja, a nie sam sposób zapisania lub przekazania.
Faktura VAT pro forma — termin wystawienia
Pro forma jest wystawiana zawsze przed otrzymaniem zapłaty od kontrahenta. Gdy płatność już nastąpiła, nie ma możliwości wystawienia jej jako dokumentu poprzedzającego zapłatę.
Kolejność zdarzeń obejmuje przygotowanie dokumentu z warunkami transakcji, jego ewentualne opłacenie, a następnie wystawienie właściwej faktury VAT. Taki porządek zachowuje różnicę między informacją przekazaną przed płatnością a dokumentem służącym do rozliczenia.
Do czego służy faktura proforma w relacji z kontrahentem?
Faktura proforma ułatwia przekazanie kontrahentowi w jednym dokumencie ustaleń dotyczących zamówienia, dzięki czemu przed jego realizacją obie strony mogą sprawdzić zgodność uzgodnionych pozycji i cen. W kontekście pytania, czym jest faktura proforma, warto więc wskazać także jej znaczenie organizacyjne – porządkuje informacje handlowe i ogranicza ryzyko nieporozumień dotyczących zakresu zamówienia.
Program do wystawiania faktur proforma
Nasze programy do faktur umożliwiają wystawienie pro formy wraz z adnotacją, że dokument nie stanowi faktury w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Odpowiednio wykorzystany program do fakturowania pomaga uporządkować dane sprzedawcy i nabywcy, przedmiot transakcji, wartości oraz oznaczenie rodzaju dokumentu.
Takie programy dla małych firm mogą wspierać przygotowywanie dokumentów związanych z bieżącą sprzedażą. W przypadku pro formy szczególnie ważne jest jednoznaczne oznaczenie, ponieważ odróżnia ją ono od dokumentu księgowego mimo podobnego zestawu pól.
Jak wystawić fakturę proforma? Wzór dokumentu
Jeśli chcesz wiedzieć, jak wystawić fakturę proforma, zacznij od uzupełnienia danych sprzedawcy i nabywcy. Następnie wpisz nazwę towaru lub usługi, cenę jednostkową, wartości netto i brutto, informacje o VAT oraz podsumowanie kwot. Dodaj datę, miejsce, numer dokumentu i podpis wystawcy, a przede wszystkim zadbaj o oznaczenie „faktura pro-forma” lub zbliżone.
Poniżej znajduje się wzór przygotowany w programie Faktura Small Business Pro. Pokazuje on układ wymienionych pól i pomaga sprawdzić, czy dane stron, przedmiot transakcji, wartości oraz oznaczenie dokumentu zostały umieszczone w czytelny sposób.
Wypróbuj nasz program do faktur już teraz!
Zacznij korzystać z naszych programów i dołącz do zadowolonych klientów. Możesz wykorzystać je do przygotowania opisanego dokumentu z właściwym oznaczeniem i potrzebnymi danymi.
Testuj przez 7 dni za darmo
PROGRAMY
Faktura Small Business Lite
Faktura Small Business Standard
Faktura Small Business Pro
EXTRA
Komunikacja z programami księgowymi
Generowanie JPK
Możliwość pracy wielostanowiskowej
Wypróbuj nasz program do faktur już teraz!
Zacznij korzystać z naszych programów i dołącz do zadowolonych klientów.