Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura)

SPIS TREŚCI

1. Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) – czym jest? Czy jest obligatoryjna?
2. Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
3. Co zyska przedsiębiorca dzięki KSeF (fakturowanie 2026)?
4. Faktury ustrukturyzowane – programy do faktur i księgowe
5. Faktura ustrukturyzowana, czyli e-Faktura FA (3). E-fakturowanie 2026!
6. Uprawnienia do skorzystania z systemu KSeF
7. Uwierzytelnienie użytkownika w systemie KSeF
8. Jak wystawić e-Fakturę i ją otrzymać?
9. Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura FA) – schemat
10. Jakie są wyłączenia z systemu KSeF?
11. Aplikacja Podatnika KSeF
12. Jak wygląda numer KSeF?
13. KSeF w pytaniach i odpowiedziach

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) – czym jest? Czy jest obligatoryjna?

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura) to rodzaj faktury elektronicznej, którą przedsiębiorcy wystawiają poprzez teleinformatyczny system KSeF – Krajowy System e-Faktur. Rozwiązanie to funkcjonuje w Polsce od stycznia 2022 roku. Podstawę prawną stanowi Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2021 poz. 2076), a także Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. (Dz.U. 2021 poz. 2481).

UWAGA

W 2025 roku system KSeF jest nadal dobrowolny, natomiast obowiązkowy stanie się etapowo w 2026 roku:

• od 1 lutego 2026 r. – dla przedsiębiorców, których sprzedaż w 2025 r. przekroczyła 200 mln zł,

• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.

Ministerstwo Finansów w 2025 r. potwierdziło, że mikroprzedsiębiorcy oraz rolnicy ryczałtowi zostaną objęci obowiązkiem KSeF na tych samych zasadach co pozostali podatnicy VAT.

Faktura ustrukturyzowana ma formę pliku XML o określonej strukturze (aktualnie FA(3)), który pozwala na automatyczny odczyt i przetwarzanie danych.

Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur w postaci ustrukturyzowanej. W 2025 roku system działa w wersji produkcyjnej oraz testowej. Umożliwia integrację z programami księgowymi i sprzedażowymi poprzez API KSeF.

Każda faktura przesłana do KSeF otrzymuje indywidualny numer identyfikacyjny, który potwierdza jej przyjęcie. System automatycznie weryfikuje dane zgodnie ze strukturą logiczną e-Faktury (FA(3)) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na ePUAP.

Co zyska przedsiębiorca dzięki KSeF (fakturowanie 2026)?

Wprowadzenie KSeF zapewnia przedsiębiorcom m.in.:

• przyspieszony zwrot VAT – do 40 dni,

• eliminację konieczności przechowywania faktur (system przechowuje je przez 10 lat),

• uproszczenie rozliczeń i księgowania,

• pełne bezpieczeństwo danych,

• automatyczne powiązanie faktur z JPK i brak obowiązku wysyłania JPK_FA,

• łatwiejsze wykrywanie błędów i nadużyć podatkowych dzięki centralnej bazie danych.

Faktury ustrukturyzowane – programy do faktur i księgowe

Wdrożenie rozwiązania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) jako formy obligatoryjnej służącej fakturowaniu wymaga dostosowania programów fakturowych i księgowych do integracji z nowym systemem KSeF. Faktury wystawiane i przesyłane do nabywcy z pomocą systemu muszą mieć określony wygląd, który pozwoli przygotować fakturę ustrukturyzowaną. Istotna jest nie tylko kwestia wystawiania faktur sprzedaży w tym korekt, ale i również odbioru faktur zakupu.  Przesyłanie faktur odbywa się za pomocą API udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Programy mogą też konwertować dokument XML do formatu PDF w celach poglądowych.

Rówież nasze programy do fakturowania pozwalają zapisać plik eFaktura KSeF w formacie xml. Aby tego dokonać wystarczy na wybranym dokumencie kliknąć prawym przyciskiem myszy i wybrać opcję „Zapisz jako eFaktura – KSeF”.

Sprawdź jak skonfigurować program do faktur aby wysłać faktury bezpośrednio do KSeF: https://www.mega-tech.com.pl/ksef-jak-skonfigurowac-w-programie-do-faktur/.

Sprawdź również: generowanie tokenów KSeF.

W 2025 roku wprowadzono nowy format struktury – FA(2), który zastąpił wcześniejszy FA(1). Zmiany obejmują m.in. nowe pola dotyczące transakcji WNT, OSS, procedur marży i faktur zaliczkowych. Od 1 lutego 2026 roku obowiązywać będzie nowy format FA (3).

Faktura ustrukturyzowana, czyli e-Faktura FA (3). E-fakturowanie 2026!

Uprawnienia do skorzystania z systemu KSeF

Z KSeF mogą korzystać:

• podatnicy VAT czynni i zwolnieni,

• podatnicy zagraniczni posiadający polski NIP,

• osoby fizyczne upoważnione przez podatnika w systemie ZAW-FA,

• organy egzekucyjne i komornicy sądowi w ramach swoich uprawnień.

Uprawnienia obejmują wystawianie, odbieranie, przeglądanie i nadawanie dalszych dostępów.

Uwierzytelnienie użytkownika w systemie KSeF

Autoryzacja w KSeF może odbywać się poprzez:

• Profil Zaufany,

• podpis kwalifikowany,

• pieczęć kwalifikowaną,

• aplikację mobilną KSeF, która od 2025 roku pozwala generować i podpisywać tokeny,

• token autoryzacyjny (unikalny identyfikator przypisany do podatnika).

Jak wystawić e-Fakturę i ją otrzymać?

Proces wystawienia faktury obejmuje:

• uwierzytelnienie użytkownika,
• przygotowanie dokumentu w formacie XML zgodnym ze strukturą FA(3),
• przesłanie pliku do KSeF przez API,
• automatyczne nadanie numeru i wygenerowanie UPO (Urzędowego Poświadczenia Odbioru).

Odbiór e-Faktur możliwy jest w Aplikacji Podatnika KSeF lub poprzez oprogramowanie zintegrowane z API.

W przypadku braku zgody kontrahenta na odbiór faktury przez KSeF, wystawca może dostarczyć dokument w inny sposób (PDF, e-mail, papier), jednak w dalszym ciągu jest to e-Faktura FA(3).

Faktura ustrukturyzowana (e-Faktura FA) – schemat

Jakie są wyłączenia z systemu KSeF?

Z obowiązku korzystania z KSeF wyłączone są:

• faktury wystawiane z kas rejestrujących,

• faktury B2C (dla konsumentów),

• bilety pełniące funkcję faktury (np. autostradowe),

• faktury RR, pro forma, noty księgowe.

W 2025 r. Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że planuje rozszerzyć KSeF o faktury B2C po 2027 roku, jednak nie wcześniej.

Aplikacja Podatnika KSeF

Aplikacja umożliwia:

• przegląd wszystkich faktur (wystawionych i otrzymanych),

• nadawanie uprawnień,

• pobieranie plików XML i PDF,

• podgląd statusów dokumentów oraz historii wysyłki.

Od 2025 roku Aplikacja Podatnika KSeF działa w wersji przeglądarkowej i mobilnej (Android/iOS).

Jak wygląda numer KSeF?

Numer KSeF to unikalny ciąg liczb i znaków, który identyfikuje e-Fakturę (fakturę ustrukturyzowaną) w systemie. Pierwsze 10 cyfr numeru to numer NIP sprzedawcy. Następnie po znaku “-” widoczna jest data wystawienia e-Faktury w formacie RRRRMMDD. Po kolejnym znaku “-” pojawi się częśc techniczna, która złożona jest z 6 znaków generowanych automatycznie. Ponownie znak “-” i 6 znaków generowanych automatycznie i na końcu znak “-” i dwie ostatnie wartości jako suma kontrolna.

KSeF w pytaniach i odpowiedziach

Przepisy Krajowego Systemu e-Faktur powodują wiele pytań. Ministerstwo Finansów zebrało najważniejsze pytania i odpowiedzi w jednym miejscu. Zapraszamy do zapoznania się z nimi na stronie: https://www.podatki.gov.pl/ksef/pytania-i-odpowiedzi-ksef/

EXTRA

Komunikacja z programami księgowymi
Generowanie JPK
Możliwość pracy wielostanowiskowej