Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – ponowne zatrudnienie pracownika bądź rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy

Zapisy odnoszące się do przechowywania dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika lub rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy reguluje Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Ponowne zatrudnienie pracownika a przechowywanie akt osobowych

Często pojawiającymi się pytaniami przy ponownym zatrudnianiu pracownika są: 

• czy przyjmując ponownie do pracy byłego pracownika jako pracodawca mam obowiązek założenia dla ponownie zatrudnianego nowych akt osobowych? 
• czy możliwe jest dołączenie nowej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy do „starych” akt osobowych?

Wspomniana ustawa udziela odpowiedzi na powyższe pytania. Jeżeli przedsiębiorca z różnych przyczyn ponownie zdecyduje się na zatrudnienie byłego pracownika, wówczas w okresie 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł albo uległ rozwiązaniu (lub dłuższy jeżeli taki został przewidziany innymi odrębnymi przepisami) pracodawca może kontynuować prowadzenie „starej” dokumentacji.

Rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy a przechowywanie akt osobowych

W przypadku gdy ma miejsce rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy, wówczas pracodawca wydaje byłemu pracownikowi:

• świadectwo pracy,
• w formie elektronicznej bądź papierowej informację o:
  – okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  – możliwości odbioru dokumentacji najpóźniej do końca miesiąca kalendarzowego, który następuje po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
  – zniszczenia dokumentacji, jeżeli nie została odebrana w wyznaczonym ustawą terminie.

Czytaj więcej o przechowywaniu akt osobowych na naszym blogu.