Przechowywanie akt osobowych

Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją skraca okres przechowywania pracowniczych akt osobowych. Zmiana dotyczy zarówno papierowych jak i równoważnych od początku 2019 elektronicznych akt osobowych zatrudnionych.

Jak długo przechowywać akta osobowe?

Dokumentacja pracownicza  zgodnie z przytoczoną ustawą powinna być przechowywana w sposób gwarantujący zachowanie jej:

1. poufności, 

2. integralności, 

3. kompletności oraz 

4. dostępności,

5. w warunkach, które nie grożą jej uszkodzeniem bądź zniszczeniem,

6. przez okres zatrudnienia oraz

7. przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł bądź uległ rozwiązaniu (lub dłuższy jeżeli taki został przewidziany innymi odrębnymi przepisami).

Skrócenie okresu przechowywany dokumentacji z 50 lat do 10 lat do bardzo korzystna zmiana. Okres może ulec zmianie np. w przypadku, gdy przechowywana dokumentacja stanowi bądź może stanowić dowód w postępowaniu i pracodawca:

• jest stroną tego postępowania, wówczas ciąży na nim obowiązek przechowywania dokumentacji do czasu prawomocnego zakończenie, nie krócej niż okres wskazany przez pkt 7,
• powziął wiadomość o wszczęciu postępowania bądź wytoczeniu powództwa, wówczas okres z pkt 7 ulega wydłużeniu o 12 miesięcy. Następnie pracodawca zawiadamia byłego pracownika w postaci papierowej bądź elektronicznej o możliwości odbiory prowadzonej dokumentacji.

Czytaj więcej o przekazaniu informacji o zmianach pracownikom na naszym blogu.