Elektroniczne akta osobowe

Elektronizacja akt osobowych

Początek roku 2019 przyniósł dla przedsiębiorców możliwość prowadzenia akt osobowych wyłącznie w wersji elektronicznej. Jeszcze w 2018 stosowanie tylko takiej formy zakładania i prowadzenia akt było niemożliwe. Forma elektroniczna mogła być prowadzona dodatkowo obok obligatoryjnej papierowej. Elektroniczne akta osobowe to bardzo korzystną zmianą dla przedsiębiorców. Należy zwrócić uwagę, że jest to jednocześnie duże uproszczenie w kontekście odpowiedniego przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz akt osobowych w odniesieniu do rozporządzenia RODO.

Zmiany wprowadzane ustawą

Zmiany odnoszące się do elektronizacji akt osobowych wprowadziła Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Wdrożone zmiany umożliwiają przedsiębiorcy;

1. podjęcie wyboru w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej (związanej ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników) czy w postaci elektronicznej bądź jak to było do końca 2018 w papierowej. Obie wersje będą traktowane jako równoważne,

2. możliwość zmiany decyzji w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

  • jeżeli pracodawca będzie korzystał wyłącznie z wersji elektronicznej i po pewnym czasie uzna, że lepszym rozwiązaniem była forma papierowa, wówczas będzie miał możliwość zmiany. Taka zmiana będzie wymagała sporządzenia wydruku i opatrzenia go podpisem pracodawcy bądź osoby przez niego upoważnionej, co ma stanowić potwierdzenie wydrukowanej wersji papierowej z elektroniczną
  • jeżeli przedsiębiorca uzna że chce przejść z wersji papierowej na elektroniczną wówczas konieczne jest przygotowanie odwzorowania cyfrowego (w szczególności skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ewentualnie kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby, która została upoważniona przez pracodawcę, co ma być potwierdzeniem cyfrowego odwzorowania z wersją papierową.

Przekazanie informacji o zmianach pracownikom

Pracodawca musi poinformować pracowników o zmianie sposobu sprowadzenia i przechowywania ich dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru poprzedniej dokumentacji papierowej w terminie nie przekraczającym 30 dni od powiadomienia, które następuje w sposób przyjęty przed danego pracodawcę.

W przypadku śmierci pracownika dokumentacja prowadzono w dotychczasowej formie papierowej (jeżeli zmiana nastąpiła na wersję elektroniczną) może być przekazana jego dzieciom, małżonkowi lub rodzicom w ciągu 30 dni od powiadomienia o możliwości odbioru. Jeżeli papierowa dokumentacja (w wersji prowadzonej przed zmianą) pozostanie u pracodawcy nie odebrana, wówczas ten ma możliwość jej zniszczenia. 

W pozostałych przypadkach w obowiązku pracodawcy jest przekazanie pracownikowi powiadomienia o możliwości odbioru dokumentów za pośrednictwem e-maila lub w formie listu poleconego (za potwierdzeniem odbioru).

Powróć na bloga i zobacz pozostałe nasze wpisy!

elektroniczne akta osobowe
Elektroniczne akta osobowe
4.6 (92.83%) 53