Kilometrówka – definicja, stawki, rozliczanie, zwrot, limity

Co to jest kilometrówka?

Kilometrówka dotyczy zarówno pracodawców jak i pracowników zatrudnionych w firmie. Jest to obowiązkowy dokument do uzupełnienia i rozliczenia przez firmy korzystające z samochodu prywatnego w celach służbowych. Ewidencja dotyczy każdego pojazdu, który jest wykorzystywany w firmie niezależnie od tego czy jest czyjąś własnością, został wypożyczony czy wzięty w dzierżawę. Jeżeli używany w przedsiębiorstwie pojazd nie został uwzględniony w środkach trwałych wówczas kilometrówka to konieczność. 

Jakie są stawki za 1 km przebiegu pojazdu? Ile wynosi kilometrówka 2022?

Aktualnie obowiązującymi stawkami za 1 km przebiegu pojazdu zgodnie z Rozporządzeniem z dn. 14 listopada 2007 roku są:

• 0,5214 zł – dla samochodów osobowych, których pojemność skokowa silnika wynosi do 900 cm3,
• 0,8358 zł – w przypadku pojazdu ciężarowego (pojemność skokowa silnika powyżej 900 cm3),
• 0,2302 zł – dla motocykli,
• 0,1382 zł – w przypadku motorowerów.

Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Prowadzenie kilometrówki powinno odbywać się w sposób rzetelny i zgodny z prawdą. Kilometrówka obliczana jest na podstawie ilości przejechanych kilometrów. Nie brany jest pod uwagę czas pracy kierowcy, jaki ten poświęcił na pokonanie danej trasy. Prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu stanowi podstawę do wyliczenia wydatków (kosztów zakupu paliwa) poniesionych na podróż służbową. Wpisie podlegają koszty zakupu paliwa, które dotyczą wyłącznie kilometrów przebytych w celu realizacji obowiązków służbowych. Prywatne podróże nie mogą zostać wpisane i rozliczone. 

Właściwie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu (kilometrówka) zawiera obligatoryjnie następujące informacje:

• numer rejestracyjny pojazdu,
• daty początku i końca prowadzenia ewidencji,
• stany licznika w dniu rozpoczęcia ewidencji, pod koniec każdego dnia, w którym pojazd był wykorzystywany w celach służbowych oraz w dniu zakończenia ewidencji,
• liczbę przejechanych w trakcie ewidencji kilometrów,
• stawkę z 1 km przebiegu pojazdu,
• pojemność silnika,
• wpisy kierowcy korzystającego z pojazdu z informacjami o jego imieniu i nazwisku, osobach kierujących pojazdem, dacie wyjazdu, jego celu czy skróconym opisem trasy.

Zwrot z tytułu kilometrówki. Jak obliczyć kilometrówkę?

Chcąc wyliczyć kwotę zwrotu środków poniesionych na podróż służbową pracownika przedsiębiorca powinien pomnożyć wykazane w ewidencji kilometry oraz obowiązującą dla danego typu pojazdu stawkę za 1 km. Jeżeli pracodawca i pracownik ustalili wyższą stawkę za przejechane kilometry, wówczas przy wyliczeniach zwrotu dla pracownika to ona  jest brana pod uwagę. W celu rozliczenia kosztów podatkowych przedsiębiorca w tym przypadku będzie mógł odliczyć tylko kwotę wynikająca ze stawek ustawowych. Różnica wynikająca ze wcześniejszych ustaleń, którą otrzymał pracownik nie podlega bowiem odliczeniu.

Przykład

1. Pracownik pokonał swoim motocyklem w kwietniu 2022 roku w celach służbowych 650 km. Stawka wynikająca z rozporządzenia dla tego typu pojazdów to 0,2302 zł/km. Zwrot, który powinien otrzymać to 149,63 zł.
2. Pracownik pokonał swoim motocyklem w kwietniu 2022 roku w celach służbowych 650 km. Stawka wynikająca z rozporządzenia dla tego typu pojazdów to 0,2302 zł/km. Pracownik ustalił z pracodawcą wyższe stawkę na poziomie 0,4 zł/km. Zwrot, który powinien otrzymać to 260 zł. Pracodawca jako koszt uzyskania przychodu będzie mógł jednak zaliczyć kwotę 149,63 zł. Resztę, czyli 110,37 zł dopłaca z własnych środków. 

Limity kilometrówki

Rozliczenie kilometrówki możliwe jest z zachowaniem nie tylko limitów odliczenia w przypadku kosztów uzyskania przychodu (zgodnie ze stawkami rozporządzenia), ale i również należy pamiętać o limicie ilości kilometrów. Wartość kilometrów, które będą podlegały rozliczeniu uzależniona jest od wielkości miejscowości, w której jest siedziba firmy. Jeżeli jest to miejscowość, w której liczba mieszkańców przekracza 500 tys. osób, maksymalna liczna kilometrów w miesiącu to 700. Dla przedziału od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców jest to 500 km, natomiast do 100 tys. limit wynosi 300 km. Istnieją od tego wyjątki. W przypadku pojazdów, które są wykorzystywane w służbie leśnej lub w celach ratowniczych, gdy istnieje sytuacja zagrożenia klęską żywiołową bądź usuwanie jej skutków, a także skutków katastrofy ekologicznej limit jest większy. Dla pierwszej grupy (służby leśnej) jest to 1500 km, dla pozostałych 3000 km.

Powróć na bloga i zobacz pozostałe nasze wpisy!

Data publikacji: 12.05.2022