Wirtualne biuro – co to jest?
Młody i początkujący przedsiębiorca chcąc założyć działalność gospodarczą może nie potrzebować stacjonarnej przestrzeni biurowej po to by prowadzić własny biznes. Chcąc generować mniej kosztów (nie płacić za wynajem lokalu pod działalność) może skorzystać z opcji zarejestrowania działalności we własnym mieszkaniu. Co w sytuacji gdy przedsiębiorca nie posiada własnej nieruchomości? Dobrym rozwiązaniem może okazać się tzw. wirtualne biuro.
Czym jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro, czyli tzw. e-biuro to usługa, które polega na outsourcingu obsługi biurowej. Jest to dobre rozwiązanie, który służy zmniejszeniu kosztów wynajmu lokalu czy zatrudnienia pracowników. To nowoczesne rozwiązanie, które sprawdzi się u osób chcących np. pracować zdalnie. Nie ma konieczności wychodzenia z domu i fizycznej obecności w danej lokalizacji. Wystarczy zawrzeć umowę z firmą, która oferuje wynajęcie wirtualnego biura (posiada odpowiednią przestrzeń biurową oraz personel do obsługi biura).
Wirtualne biuro to w rzeczywistości istniejąca firma, która udostępnia innym podmiotom adres potrzebny do zarejestrowania działalności w CEIDG oraz często adresu korespondencyjny za odpowiednią opłatą. Dodatkowo firmy świadczące tego typu usługi oferują możliwość skorzystania z:
- skrzynki pocztowej,
- indywidualnych numerów telefonicznych,
- obsługi prawnej i księgowej,
- wynajmu sal na spotkania biznesowe,
- usług założenia konta firmowego,
- przechowywania dokumentów,
- usług odbierania telefonów, faksów, korespondencji i jej dalszego przekazywania,
- obsługi informatycznej np. odbiór i obsługa skrzynki mailowej
- usług wyrobienia wizytówek, pieczątek i wiele więcej.
Dla kogo wirtualne biuro?
Rozwiązanie to szczególnie jest polecane:
- przedsiębiorcom prowadzącym firmę samodzielnie,
- freelancerom,
- osobom wykonującym pracę zdalną,
- osobom mieszkającym za granicą, które chce posiadać fizyczny adres przedsiębiorstwa w Polsce,
- copywriterom.
Wirtualne biuro – ważne informacje
Chociaż wirtualne biuro jest legalne i wydaje się idealnym rozwiązaniem dla młodego przedsiębiorcy, to jednak warto zwrócić uwagę na kilka kwestii. Kluczowe jest dokładne zapoznanie się z umową podpisywaną z firmą, która będzie świadczyć usługi wirtualnego biura dla prowadzonego biznesu. Warto zwrócić uwagę na godziny pracy wirtualnego biura oraz ilość obsługiwanej korespondencji. Istotny jest również personel, jego kwalifikacje oraz liczba osób świadczących usługi dla firmy. Przedsiębiorca powinien zwrócić również uwagę na miejsce, w którym będzie jego wirtualne biuro, aby było ona odpowiednio przygotowane do np. przeprowadzania spotkań biznesowych z kontrahentami. Warto spytać obecnych klientów biura o ich opinie na temat jakości świadczonych przez firmę usług czy np. usługi odbioru i przekazywania korespondencji są świadczone terminowo. Przedsiębiorca powinien również doprecyzować z firmą, z którą podpisuje umowę za co konkretnie będzie odpowiadała ta firma, za co jest płacone i na jaki okres, jakie usługi będzie świadczyła firma w ramach płaconej kwoty oraz jak będzie wyglądało przechowywanie danych osobowych.
Posiadanie wirtualnego biura może wiązać się z wzmożonymi kontrolami Urzędu Skarbowego. Przedsiębiorca powinien być na nie przygotowany, gdyż e-biura często wykorzystywane są do nielegalnych interesów, które mają na celu wyłudzenia i oszustwa podatkowe.
Powróć na bloga i zobacz pozostałe nasze wpisy!
Data publikacji: 13.02.2020
