UMOWA
powierzenia przetwarzania danych osobowych

zawarta w dniu 25.05.2018 roku pomiędzy:

Użytkownikiem będącym Użytkownikiem w rozumieniu Regulaminu udostępnienia oprogramowania Faktura Small Business
dostępnego na stronie mega-tech.com.pl
zwanym dalej „Administratorem”,
a
firmą Mega-Tech Krzysztof Hibner
z siedzibą pod adresem ul. Przybyszewskiego 209C / U1 93-120 Łódź
NIP: 7272517844 REGON: 100482214
zwaną dalej „Przetwarzającym
zwana dalej „Umową
zwane dalej łącznie „Stronami

Mając na uwadze, że:

1. Strony zawarły umowę w przypadku posiadania usługi utrzymywania baz sieciowych i kopii bezpieczeństwa (eArchiwum) wysyłanych na serwery MEGA-TECH, w związku z wykonywaniem której Administrator powierzy Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie określonym Umową.
2. Celem Umowy jest ustalenie warunków, na jakich Przetwarzający wykonuje operacje przetwarzania danych osobowych w imieniu Administratora.
3. Strony, zawierając Umowę, dążą do takiego uregulowania zasad przetwarzania danych osobowych, aby odpowiadały one w pełni postanowieniom rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchyleniu dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119, s. 1) – dalej RODO.

Strony postanowiły zawrzeć Umowę o następującej treści:

1. Opis przetwarzania

1.1. Przedmiot [art. 28 ust. 3 RODO]. Na warunkach określonych niniejszą Umową oraz Umową Podstawową Administrator powierza Przetwarzającemu przetwarzanie (w rozumieniu RODO) dalej opisanych danych osobowych (dalej w skrócie zwanych też po prostu „danymi”)
1.2. Czas [art. 28 ust. 3 RODO]. Przetwarzanie będzie wykonywane w okresie obowiązywania Umowy Podstawowej.
1.3. Charakter i cel [art. 28 ust. 3 RODO]. Charakter i cel przetwarzania wynikają z Umowy Podstawowej, w szczególności:

1.3.1. Charakter przetwarzania określony jest następującą rolą Przetwarzającego [przykład: obsługa księgowa Administratora] 1.3.2. Celem przetwarzania jest [przykład: umożliwienie Administratorowi wywiązywania się z prawnych obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości, a także w celu zarządzania finansowego Administratora]

1.4. Rodzaj danych [art. 28 ust. 3 RODO]. Przetwarzanie obejmować będzie następujące rodzaje danych osobowych:

1.4.1. Dane zwykłe:

a) Imię i nazwisko
b) PESEL
c) Adres e-mail
d) Adres IP
e) Numery telefonów
f) Adres zamieszkania
g) Data urodzenia
h) NIP
i) Seria i numer dowodu tożsamości
j) Imiona rodziców
k) Numer rachunku bankowego

1.4.2. Dane nieustrukturyzowane

a) Kontent o potencjalnej i prawodopodobnej zawartości danych osobowych (wpisy, dokumenty tekstowe, obrazy, nagrania, filmy)

1.5. Kategorie danych [art. 28 ust. 3 RODO]. Przetwarzanie danych będzie dotyczyć następujących kategorii osób:

a) Pracownicy Administratora i podmiotów stowarzyszonych Administratora,
b) Klienci usługi/produktu Administratora określonych w Umowie Podstawowej,
c) Osoby, z którymi klienci Administratora wchodzą w interakcje społeczne,
d) Kontrahenci (odbiorcy i dostawcy) klientów Administratora,
e) Odbiorcy korespondencji elektronicznej klientów Administratora.

2. Podpowierzenie

2.1. Podpowierzenie [art. 28 ust. 2 RODO]. Przetwarzający może powierzyć konkretne operacje przetwarzania Danych („podpowierzenie”) w drodze pisemnej umowy podpowierzenia („Umowa Podpowierzenia”) innym podmiotom przetwarzającym. („Podprzetwarzający’), pod warunkiem uprzedniej akceptacji Podprzetwarzającego przez Administratora lub braku sprzeciwu.
2.2. Zaakceptowani Podprzetwarzający. Lista Podprzetwarzających zaakceptowanych przez Administratora: Krzysztof Hibner, Artur Giza, Aleksandra Kowalczyk-Roman, Katarzyna Lewandowska.
2.3. Sprzeciw. Powierzenie przetwarzania danych Podprzetwarzającemu spoza Listy Zaakceptowanych Podprzetwarzających wymaga uprzedniego zgłoszenia Administratorowi w celu umożliwienia wyrażenia sprzeciwu. Administrator może z uzasadnionych przyczyn zgłosić udokumentowany sprzeciw względem powierzenia danych konkretnemu Podprzetwarzającemu. W razie zgłoszenia sprzeciwu Przetwarzający nie ma prawa powierzyć danych Podprzetwarzającemu objętemu sprzeciwem, a jeżeli sprzeciw dotyczy aktualnego Podprzetwarzającego, musi niezwłocznie zakończyć podpowierzenie temu Podprzetwrzającemu. Wątpliwości co do zasadności sprzeciwu i ewentualnych negatywnych konsekwencji Przetwarzający zgłosi Administratorowi w czasie umożliwiającym zapewnienie ciągłości przetwarzania.
2.4. Transfer obowiązków [art. 28 ust. 4 RODO]. Dokonując podpowierzenia, Przetwarzający ma obowiązek zobowiązać Podprzetwarzającego do realizacji wszystkich obowiązków Przetwarzającego wynikających z niniejszej Umowy powierzenia, z wyjątkiem tych, które nie mają zastosowania ze względu na naturę konkretnego podpowierzenia.
2.5. Zobowiązanie względem Administratora. Przetwarzający ma obowiązek zapewnić, aby Podprzetwarzający złożył Administratorowi zobowiązanie do wykonania obowiązków, o których mowa w poprzednim ustępie. Może zostać wykonane przez podpisanie stosowanego oświadczenia adresowanego do Administratora wraz z podpisaniem Umowy Podpowierzenia, zawierającego listę obowiązków Podprzetwarzającego.
2.6. Zakaz podzlecenia świadczenia głównego [art. 28 ust. 4 RODO]. Przetwarzający nie ma prawa przekazać Podprzetwarzającemu całości wykonania Umowy.

3. Obowiązki Przetwarzającego

Przetwarzający ma następujące obowiązki

3.1. Udokumentowanie polecenia [art. 28 ust. 3 lit. a RODO]. Przetwarzający przetwarza dane wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami lub instrukcjami Administratora.
3.2. Nieprzetwarzanie poza EOG [art. 28 ust. 3 lit. a RODO]. Przetwarzający oświadcza, że nie przekazuje danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (czyli poza Europejski Obszar Gospodarczy – EOG). Przetwarzający oświadcza również, że nie korzysta z podwykonawców, którzy przekazują Dane poza EOG.
3.3. Poinformowanie o zamiarze przetwarzania poza EOG [art. 28 ust. 3 lit. a RODO]. Jeżeli Przetwarzający ma zamiar lub obowiązek przekazywać dane poza EOG, informuje o tym Administratora w celu umożliwienia Administratorowi podjęcia decyzji i działań niezbędnych do zapewnienia zgodności przetwarzania z prawem lub zakończenia powierzenia przetwarzania.
3.4. Poufność [ art. 28 ust. 3 lit. b RODO]. Przetwarzający uzyskuje od osób , które zostały upoważnione do przetwarzania danych w wykonaniu Umowy, udokumentowane zobowiązanie do zachowania tajemnicy, ewentualnie upewnia się, że te osoby podlegają ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.
3.5. Bezpieczeństwo [ art. 28 ust. 3 lit. c RODO]. Przetwarzający zapewnia ochronę danych i podejmuje środki ochrony danych, o których mowa w art. 32 RODO, zgodnie z dalszymi postanowieniami Umowy.
3.6. Podprzetwarzanie [art. 28 ust. 3 lit. d RODO]. Przetwarzający przestrzega warunków korzystania z usług innego podmiotu przetwarzającego (Podprzetwarzającego).
3.7. Współpraca przy realizacji praw jednostki [art. 28 ust. 3 lit. c RODO]. Przetwarzający zobowiązuje się wobec Administratora do odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania praw określonych w rozdziale III RODO (tzw. „prawa jednostki”). Przetwarzający oświadcza, że zapewnia obsługę praw jednostki, które zostaną między Stronami uzgodnione. Strony ustaliły procedurę obsługi praw jednostki odrębnym dokumentem.
3.8. Wsparcie przy obowiązkach bezpieczeństwa [ art. 28 ust. 3 list f RODO]. Przetwarzający współpracuje z Administratorem przy wykonywaniu przez Administratora obowiązków z obszaru ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 32-36 RODO (ochrona danych, zgłoszenie naruszeń organowi nadzorczemu, zawiadomienie osób dotkniętych naruszeniem ochrony danych, ocena skutków dla ochrony danych i uprzednie konsultacje z organem nadzorczym).
3.9. Legalność poleceń [art. 28 ust. 3 ak. 2 RODO]. Jeżeli Przetwarzający poweźmie wątpliwości co do zgodności z prawem wydanych przez Administratora poleceń lub instrukcji, Przetwarzający natychmiast informuje Administratora o stwierdzonej wątpliwości (w sposób udokumentowany i z uzasadnieniem), pod rygorem utraty możliwości dochodzenia roszczeń przeciwko Administratorowi z tego tytułu.
3.10. Projektowanie prywatności [art. 25 ust. 1 RODO]. Planując dokonanie zmian w sposobie przetwarzania danych, przetwarzający ma obowiązek zastosować się do wymogu projektowania prywatności, o którym mowa w
art. 25 ust. 1 RODO, i ma obowiązek z wyprzedzeniem informować Administratora o planowanych zmianach w taki sposób i w takich terminach, aby zapewnić Administratorowi realną możliwość reagowania, jeżeli planowanie przez Przetwarzającego zmiany w opinii Administratora grożą uzgodnionemu poziomowi bezpieczeństwa danych lub zwiększają ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, wskutek przetwarzania danych przez Przetwarzającego.
3.11. Minimalizacja [art. 25 ust. 2 RODO]. Przetwarzający zobowiązuje się do ograniczenia dostępu do danych wyłącznie do osób, których dostęp do danych jest potrzebny do realizacji Umowy i posiadających odpowiednie upoważnienie.
3.12. RCPD [art. 30 ust. 2 RODO]. Przetwarzający zobowiązuje się do prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych, w rejestrze czynności przetwarzania danych osobowych (wymóg art. 30 RODO). Przetwarzający udostępnia na żądanie Administratora prowadzony rejestr czynności przetwarzania danych Przetwarzającego, z wyłączeniem informacji stanowiących tajemnicę handlową innych klientów Przetwarzającego.
3.13. Profilowanie [art. 13 i 14 RODO]. Jeżeli Przetwarzający wykorzystuje w celu realizacji Umowy zautomatyzowane przetwarzanie, w tym profilowanie, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO, Przetwarzający informuje o tym Administratora w celu i w zakresie niezbędnym do wykonywania przez Administratora obowiązku informacyjnego.
3.14. Szkolenie personelu. Przetwarzający ma obowiązek zapewnić osobom upoważnionym do przetwarzania danych odpowiednie szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych.

4. Obowiązki Administratora

4.1. Administrator zobowiązany jest współdziałać z Przetwarzającym w wykonywaniu Umowy, udzielać Przetwarzającemu wyjaśnień w razie wątpliwości co do legalności poleceń Administratora, jak też wywiązywać się terminowo ze swoich szczegółowych obowiązków.

5. Bezpieczeństwo danych

5.1. Bezpieczeństwo danych osobowych [art. 32 RODO]. Przetwarzający przeprowadził analizę ryzyka przetwarzania powierzonych Danych, udostępnił ją Administratorowi i stosuje się do jej wyników co do organizacyjnych i technicznych środków ochrony danych.
5.2. Środki bezpieczeństwa. Strony uzgodniły odrębnym dokumentem poziom zabezpieczeń Danych wymaganych po stronie Przetwarzającego, Przetwarzający zapewnia i zobowiązuje się, że:

5.2.1. Dokonał ocen przydatności pseudominizacji i szyfrowania i stosuje te techniki w takim zakresie, w jakim są potrzebne do zapewnienia poziomu bezpieczeństwa danych odpowiedniego do ustalonego ryzyka naruszenia praw lub wolności osób, przy ich przetwarzaniu,
5.2.2. Posiada zdolności do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności swoich systemów i usług przetwarzania,
5.2.3. Posiada zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego,
5.2.4. Regularnie testuje, mierzy i ocenia skuteczność stosowanych środków technicznych i organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

5.3. Gwarancja bezpieczeństwa. Przetwarzający przedstawił Administratorowi informacje i dokumenty potwierdzające, że Przetwarzający zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych. Obie strony zachowują kopię przedstawionych dokumentów i dowody przedstawienia informacji dla potrzeb spełnienia wymogu rozliczalności.

6. Powiadomienie o Naruszeniu Danych Osobowych

6.1. Powiadomienie o naruszeniu. Przetwarzający powiadamia Administratora o każdym podejrzeniu naruszenia ochrony danych nie później niż w 24 godziny od pierwszego zgłoszenia, umożliwia Administratorowi uczestnictwo w czynnościach wyjaśniających i informuje Administratora o ustaleniach z chwilą ich dokonania, w szczególności o stwierdzeniu naruszenia lub jego braku.
6.2. Rozwinięcie. Przetwarzający przesyła powiadomienia o stwierdzeniu naruszenia wraz z wszelką niezbędną dokumentacją dotyczącą naruszenia, aby umożliwić Administratorowi spełnienie obowiązku powiadomienia organu nadzoru.

7. Nadzór

7.1. Sprawowanie kontroli [art. 28 ust. 3 lit. h RODO]. Administrator kontroluje sposób przetwarzania powierzonych danych po uprzednim poinformowaniu Przetwarzającego o planowanej kontroli. Administrator lub wyznaczone przez niego osoby są uprawnione do wstępu do pomieszczeń, w których przetwarzane są dane, oraz wglądu do dokumentacji związanej z przetwarzaniem danych. Administrator uprawniony jest do żądania od Przetwarzającego udzielenia informacji dotyczących przebiegu przetwarzania danych oraz udostępnienia rejestru przetwarzania (z zastrzeżeniem tajemnicy handlowej Przetwarzającego).
7.2. Współpraca przy kontroli [art. 28 ust. 3 lit. h RODO]. Przetwarzający współpracuje z urzędem ochrony danych osobowych w zakresie wykonywania przez niego zadań.
7.3. Przetwarzający:

7.3.1. Udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazywania zgodności działania Administratora z przepisami RODO,
7.3.2. Umożliwia Administratorowi lub uprawnionemu audytorowi przeprowadzenie audytów lub inspekcji. Przetwarzający współpracuje w zakresie realizacji audytów i inspekcji.

8. Oświadczenia stron

8.1. Oświadczenie Administratora. Administrator oświadcza, że jest Administratorem danych oraz że jest uprawniony do ich przetwarzania w zakresie, w jakim powierzył je Przetwarzającemu.
8.2. Oświadczenie Przetwarzającego [art. 28 ust. 1 RODO]. Przetwarzający oświadcza, że w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej profesjonalnie zajmuje się przetwarzaniem danych osobowych objętych Umową i Umową Podstawową, posiada w tym zakresie niezbędną wiedzę, odpowiednie środki techniczne i organizacyjne oraz daje rękojmię należytego wykonywania niniejszej Umowy.
8.3. Referencje [art. 28 ust. 1 RODO]. Na żądanie Administratora Przetwarzający okaże Administratorowi stosowne referencje, wykaz doświadczenia, informacje finansowe lub inne dowody, że Przetwarzający zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO i chroniło prawa osób, które dane dotyczą.

9. Odpowiedzialność

9.1. Odpowiedzialność Przetwarzającego [art. 82 ust. 3 RODO]. Przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane swoim działaniem w związku z niedopełnieniem obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na Przetwarzającego, lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom. Przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane zastosowaniem lub niezastosowaniem właściwych środków bezpieczeństwa.
9.2. Odpowiedzialność za Podprzetwarzających [art. 28 ust. 4]. Jeżeli Podprzetwarzajcy nie wywiąże się ze spoczywających na nim obowiązków ochrony danych, pełna odpowiedzialność wobec Administratora za niewypełnienie obowiązków przez Podprzetwarzającego spoczywa na Przetwarzającym.

Okres obowiązywania Umowy Powierzenia [art. 28 ust. 3 RODO].

9.3.Umowa została zawarta na czas obowiązywania Umowy Podstawowej z zastrzeżeniem terminu karencji usunięcia danych wskazanego w kolejnym artykule Umowy.

10. Usunięcie danych

10.1. Usunięcie danych [art. 28 ust. 3 lit. g RODO]. Z chwilą rozwiązania Umowy Przetwarzający nie ma prawa do dalszego przetwarzania powierzonych danych i jest zobowiązany do:

a) Usunięcia danych i poinformowania Administratora na piśmie o dacie i sposobie, w jaki usunięto dane,
b) Usunięcia wszelkich istniejących kopii lub zwrotu danych, chyba że Administrator postanowi inaczej lub prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego nakazują dalej przechowywanie danych,

10.2. Karencja. Przetwarzający dokona usunięcia Danych po upływie 180 dni od zakończenia Umowy Podstawowej, chyba że Administrator poleci to uczynić wcześniej.

11. Postanowienia końcowe

11.1. Pierwszeństwo. W razie sprzeczności między postanowieniami niniejszej Umowy Powierzenia a Umową Podstawową pierwszeństwo mają postanowienia Umowy Powierzenia. Oznaczona to także, że kwestie dotyczące przetwarzania danych osobowych między Administratorem a Przetwarzającym należy regulować przez zmiany niniejszej Umowy lub w wykonaniu jej postanowień.
11.2. Egzemplarze. Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron.
11.3. Właściwość prawa. Umowa podlega RODO oraz prawu polskiemu.