KSeF – co to jest?

Krajowy System eFaktur (KSeF) to ogólnokrajowa platforma do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Jest to cyfrowa wersja tradycyjnych faktur, której głównym celem jest centralizacja procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca.  Ma to przyspieszyć procesy księgowe oraz usprawnić obieg dokumentów finansowych między przedsiębiorstwami. Oznacza to, że papierowe faktury stają się przeszłością, zastąpione szybkimi, bezpiecznymi i ekologicznymi odpowiednikami w postaci plików elektronicznych.

Kogo obowiązuje KSeF?

Wprowadzenie KSeF dotyka praktycznie każdą firmę, która korzysta z faktur – od producentów po usługodawców. Są to zarówno przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT, jak i przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT.

Od kiedy obowiązuje KSeF?

Pierwsze kroki w stronę cyfrowego przesyłania faktur zostały podjęte w Polsce już kilka lat temu, kiedy wprowadzono obowiązek generowanie Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Od tego czasu systematycznie rozwijano tę dziedzinę, prowadząc do powstania Krajowego Systemu eFaktur. Ministerstwo Finansów najpierw zaproponowało dobrowolne przystąpienie przedsiębiorców do platformy KSeF. W związku z tym od początku stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku można korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, ale nie jest to obowiązkowe.

Obligatoryjny termin korzystania z KSeF to:

– 1 lipca 2024 roku – dla czynnych podatników VAT,

– 1 stycznia 2025 roku – dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur.

Zalety KSeF:

• Szybkość i efektywność

Przesyłanie faktur elektronicznych jest znacznie szybsze niż tradycyjna poczta. Faktury docierają do klienta błyskawicznie, co przyspiesza procesy płatnicze.

• Oszczędność

Eliminacja potrzeby drukowania, pakowania i wysyłania faktur papierowych oznacza znaczne oszczędności finansowe. Firmy mogą zaoszczędzić na papierze, tonerach, znaczkach pocztowych oraz kosztach związanych z ręcznym przetwarzaniem faktur.

• Przyjazne dla środowiska

Mniejsze zużycie papieru przyczynia się do ochrony środowiska. Oznacza to mniej wycinki drzew i mniejsze zanieczyszczenie środowiska.

• Łatwiejsze zarządzanie dokumentami

Faktury elektroniczne są łatwe do przechowywania, zarządzania i odzyskiwania. Wszystkie dokumenty są bezpiecznie przechowywane w formie elektronicznej, co ułatwia audyty i inne procesy księgowe.

• Zgodność z prawem

Korzystanie z KSeF pozwala przedsiębiorstwom na przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących faktur elektronicznych, co chroni firmy przed ewentualnymi konsekwencjami prawno-podatkowymi.

Wprowadzenie Krajowego Systemu eFaktur to krok w stronę przyszłości polskiego biznesu. Przyczynia się do zwiększenia efektywności, zmniejszenia kosztów oraz wpływa na ochronę naszego środowiska. Firmy, które przestawią się na elektroniczne faktury, otwierają drzwi do nowych możliwości w erze cyfrowej gospodarki.